Co to jest zarządzanie dostawcami?

Dostawcy to osoby lub firmy, które dostarczają towary lub usługi innym osobom lub firmom. Zarządzanie dostawcami jest terminem używanym do opisania procesu znajdowania, kwalifikacji i prowadzenia interesów z dostawcami. Typowe działania obejmują badanie dostawców, negocjowanie umów, uzyskiwanie ofert, ocenę wydajności, tworzenie i aktualizowanie plików dostawcy oraz zapewnianie prawidłowego dokonywania płatności.

Gdy firma stwierdzi, że potrzebuje outsourcingu, rozpoczyna się zarządzanie dostawcami. Firma musi znaleźć jednego lub więcej dostawców, którzy mogą dostarczyć potrzebne towary lub usługi i ocenić każdego z dostawców na podstawie cen, możliwości, czasu realizacji, jakości pracy i reputacji firmy. Proces ten często wiąże się z żądaniem wyceny, sprawdzaniem referencji i badaniem firmy za pośrednictwem zasobów internetowych. Może to również obejmować sprawdzenie stabilności finansowej, ubezpieczenia i certyfikatów potencjalnego dostawcy.

Po wybraniu dostawców zarządzanie dostawcami polega na zarządzaniu pulą dostawców, przypisywaniu zadań lub kontraktów w miarę potrzeb, monitorowaniu wydajności dostawców i zapewnieniu przestrzegania warunków umowy. W dużych firmach menedżer dostawcy często ma więcej niż jednego dostawcę w puli dla każdego rodzaju produktu usługi. Preferowani mogą być niektórzy dostawcy, co oznacza, że ​​są oni pierwszym wyborem, gdy powstaje projekt. Inni mogą być dostawcami kopii zapasowych, którzy zostaną wezwani, jeśli preferowany dostawca nie zaakceptuje danego projektu lub nie wykona zadania.

Zarządzanie dostawcami często wymaga dużej ilości dokumentów elektronicznych lub ręcznych. Wiele systemów zobowiązań wymaga od dostawców skonfigurowania w bazie danych. Może to wymagać gromadzenia danych kontaktowych dostawcy, certyfikatów ubezpieczenia i numerów identyfikacyjnych podatnika. Jeśli sprzedawca będzie miał dostęp do informacji zastrzeżonych lub prywatnych, nieujawnianie lub inna tego rodzaju umowa musi być zwykle podpisana i umieszczona w plikach dostawcy. Wiele firm wymaga corocznej aktualizacji plików dostawcy, więc menedżer dostawcy będzie musiał upewnić się, że coroczne dokumenty są pozyskiwane.

Termin „zarządzanie dostawcami” jest zwykle używany w kontekście operacji biznesowych, ale osoby fizyczne mogą czasami wymagać zarządzania dostawcami. Na przykład właściciel domu może potrzebować umowy z dekarzem lub projektantem wnętrz; w tej sytuacji będzie musiał uzyskać oferty, wybrać dostawcę, monitorować jakość pracy i przetwarzać płatności, tak jak robiłaby to firma. Salony fryzjerskie, agenci ubezpieczeniowi, placówki opieki nad dziećmi i podobne usługi osobiste są również przykładami dostawców, z którymi dana osoba może często pracować.