Co to jest rejestracja dostawcy?

Rejestracja dostawcy to proces gromadzenia kluczowych informacji od zewnętrznych dostawców towarów i usług oraz wprowadzania tych informacji do systemu zarządzania relacjami. Używany system rejestracji jest zwykle elektroniczny lub internetowy, ale można go obsłużyć w formie papierowej. Rejestracja jest stosowana jako warunek progowy dla oddzielenia dostawców, którzy są kwalifikującymi się dostawcami i tych, którzy nie są.

Firmy, instytucje i rządy używają zewnętrznych dostawców do dostarczania potrzebnych towarów i usług wspierających operacje lub produkcję. Dostawcy są integralnym ogniwem w łańcuchu dostaw i wymagają zarządzania. Będąc stroną zewnętrzną, sprzedawca musi zostać zweryfikowany w celu ustalenia kwalifikacji i doświadczenia, zanim będzie mógł zostać uznany za wiarygodnego dostawcę.

Każdy potencjalny klient ma własne standardy operacyjne, które sterują procesem kwalifikacji dostawcy. Niektórzy klienci mogą przetwarzać poufne informacje lub wchodzić w interakcje z ważnymi klientami. Inni klienci mogą mieć do czynienia z wrażliwymi populacjami, które wymagają licencji lub czyszczenia w tle. Dostawcy muszą spełniać standardy określone przez klienta lub branżę klienta, a przestrzeganie standardów często musi być zarządzane w trakcie relacji.

Rejestracja jest jednym z pierwszych kroków w zarządzaniu dostawcami. Wymaga to od każdego dostawcy, który chce dostarczyć towary lub usługi, dostarczenia standardowej listy informacji. Informacje te są sprawdzane pod kątem kompletności i zgodności z wymaganiami i wprowadzane do systemu. System jest następnie udostępniany pracownikom działu zakupów klienta lub innym pracownikom, aby wiedzieli, którzy dostawcy znajdują się na zatwierdzonej liście, aby licytować szanse.

Większość dużych instytucji i podmiotów rządowych, które korzystają z dużej liczby dostawców, posiada oficjalny system rejestracji. Na przykład rząd Narodów Zjednoczonych i USA ma portale rejestracyjne dostawców, które są oparte na Internecie. Każdy, kto chce dostarczać towary lub usługi tym podmiotom, musi zarejestrować się za pośrednictwem systemu online. Proces rejestracji umożliwia tym podmiotom zarządzanie relacjami z osobami trzecimi, w szczególności w zakresie komunikacji i zgodności.

Typowy proces rejestracji dostawcy wymaga danych kontaktowych dostawcy. W prostym systemie rejestracji informacje kontaktowe mogą być wszystkim, czego potrzeba. Bardziej złożone systemy, które zintegrowały wstępną weryfikację z procesem, będą wymagały dodatkowego wkładu. Taki system zażąda również potwierdzenia kwalifikacji dostawcy, w tym przeszłego doświadczenia, edukacji, licencji i certyfikatów, a także może zażądać załączenia lub przesłania dowodu jako dodatkowej dokumentacji. Sprzedawca może być zobowiązany do przedstawienia referencji biznesowych i podpisania w formie elektronicznej różnych zapewnień.

Dodatkową korzyścią jest to, że niektóre systemy rejestracji dostawców umożliwiają również dostawcom wskazanie obszarów zainteresowania funkcjonalnego. Niektóre duże podmioty mają możliwości sprzedawców w szerokim zakresie obszarów operacyjnych. Wybór dokonany podczas rejestracji pozwala klientowi kategoryzować sprzedawcę, a także ułatwia segmentację komunikacji. Klient może powiadomić podzbiór dostawców, gdy pojawią się odpowiednie możliwości, które spełniają ich specjalizację.