Co to jest zarządzanie procesami przepływu pracy?
Zarządzanie procesami przepływu pracy jest terminem używanym w informatyce i zarządzaniu procesami biznesowymi w celu opisania wszystkich kroków i infrastruktury wymaganej do stworzenia i obsługi elektronicznego procesu przepływu pracy. Proces przepływu pracy to seria kroków lub zadań, które muszą zostać wykonane przez różne obszary organizacji. Idealnie proces ten jest realizowany za pomocą narzędzi komputerowych w celu zwiększenia wydajności, przejrzystości i czasu realizacji.
Chociaż termin ten jest dość długi, większość osób zna pojęcie przepływu pracy. Prostym przykładem jest prośba o zwrot kosztów. Pracownik, który poniósł koszty, wypełnia formularz ze wszystkimi posiadanymi informacjami, a następnie przekazuje je swojemu przełożonemu. Menedżer sprawdza szczegóły, dodaje dodatkowe informacje i wskazuje na zatwierdzenie lub odrzucenie wniosku. Jeśli żądanie zostanie zatwierdzone, zostanie przesłane do działu księgowości w celu przetworzenia i płatności. W przypadku odmowy jest on zwracany pracownikowi, zwykle z wyjaśnieniem.
Zarządzanie procesami przepływu pracy odnosi się do narzędzi i oprogramowania komputerowego wykorzystywanego do tworzenia, wdrażania i wspierania tego procesu. Zazwyczaj jest to połączenie sprzętu, infrastruktury i oprogramowania. Rzeczywiste wymagane narzędzia i wyposażenie zależą od wielkości organizacji i sposobu dostawy. Tradycyjnie narzędzia te były ograniczone do określonych użytkowników, ale zmiany technologiczne umożliwiły udostępnienie narzędzi przepływu pracy przez Internet.
Sprzęt i infrastruktura wymagana do zarządzania procesami przepływu pracy zależy przede wszystkim od wybranego oprogramowania. Narzędzie internetowe będzie wymagało instalacji na serwerze sieciowym, dostępu do Internetu, pojemności pamięci i bezpieczeństwa. Wymagany sprzęt zwykle zależy od liczby użytkowników, liczby transakcji i dostępności systemu.
Dostępna jest szeroka gama narzędzi do zarządzania procesami przepływu pracy, ponieważ jest to dobrze znana kategoria produktów. Zdecydowana większość firm zazwyczaj oszczędza czas i pieniądze, korzystając z elektronicznego przepływu pracy. Dodatkowe korzyści obejmują lepszą przejrzystość i zdolność raportowania, a także odpowiedzialność wszystkich uczestników procesu.
Wybierając rozwiązanie do zarządzania procesami przepływu pracy, zwykle ważne jest, aby pamiętać, że do wdrożenia i wsparcia tego rozwiązania wymagany będzie wykwalifikowany personel. Wymagane umiejętności obejmują analizę biznesową, zarządzanie projektami, wsparcie oprogramowania i administrację. Ważne może być poświęcenie czasu na szczegółowe przejrzenie specyfikacji produktu, aby zapewnić pełne zrozumienie wymagań projektu. Analiza kosztów i korzyści to kolejny sposób na zapewnienie, że wszystkie warstwy organizacji są zaangażowane w projekt przed jego rozpoczęciem.