Co to jest zarządzanie procesem przepływu pracy?
Zarządzanie procesami przepływu pracy to termin używany w technologii informatycznej (IT) i zarządzaniu procesami biznesowymi w celu opisania wszystkich kroków i infrastruktury wymaganej do tworzenia i obsługi elektronicznego procesu przepływu pracy. Proces przepływu pracy to seria kroków lub zadań, które muszą być wykonane przez różne obszary organizacji. Idealnie, proces ten odbywa się przy użyciu komputerowych narzędzi programowych w celu zwiększenia wydajności, przejrzystości i czasu zwrotu.
Chociaż termin ten jest dość długi, większość ludzi jest bardzo zaznajomiona z koncepcją przepływu pracy. Prostym przykładem jest żądanie zwrotu kosztów. Pracownik, który ponieśli koszt, wypełnia formularz ze wszystkimi informacjami, które ma, a następnie przekazuje je swojemu menedżerowi. Menedżer dokonuje przeglądu szczegółów, dodaje dodatkowe informacje i wskazuje zatwierdzenie lub odmowę żądania. Jeśli wniosek zostanie zatwierdzony, jest ono przekazywane do działu rachunków w celu przetwarzania i płatności. Jeśli zostanie odrzucony, zostaje zwrócony do zatrudnieniaEE, zazwyczaj z notatką wyjaśnienia.
Zarządzanie procesami przepływu pracy odnosi się do narzędzi i oprogramowania komputerowego używanego do tworzenia, wdrażania i obsługi tego procesu. Zazwyczaj jest to połączenie sprzętu, infrastruktury i oprogramowania. Rzeczywiste wymagane narzędzia i sprzęt zależą od wielkości organizacji i metody dostawy. Tradycyjnie narzędzia te były ograniczone do konkretnych użytkowników, ale zmiany w technologii umożliwiły dostarczanie narzędzi do przepływu pracy przez Internet.
Sprzęt i infrastruktura wymagana do zarządzania procesem przepływu pracy zależy przede wszystkim od wybranego oprogramowania. Narzędzie internetowe będzie wymagało instalacji na serwerze internetowym, dostępu do Internetu, pojemności pamięci i bezpieczeństwa. Wymagana ilość sprzętu zwykle zależy od liczby użytkowników, woluminu transakcji i dostępności systemu.
Istnieje szeroki zakresDostępne narzędzia oprogramowania do zarządzania procesami pracy, ponieważ jest to znana kategoria produktu. Zdecydowana większość firm zwykle może zaoszczędzić czas i pieniądze za pomocą elektronicznego przepływu pracy. Dodatkowe korzyści obejmują lepszą przejrzystość i zdolność sprawozdawczą, a także odpowiedzialność dla wszystkich uczestników w tym procesie.
Podczas wybierania rozwiązania do zarządzania procesem przepływu pracy zwykle należy pamiętać, że wykwalifikowany personel będzie zobowiązany do wdrożenia i obsługi tego rozwiązania. Wymagane umiejętności obejmują analizę biznesową, zarządzanie projektami, wsparcie oprogramowania i administracja. Ważne może być szczegółowe przegląd specyfikacji produktu, aby zapewnić pełne zrozumienie wymagań projektu. Analiza kosztów i korzyści to kolejny sposób na zapewnienie, że wszystkie warstwy organizacji są zaangażowane w projekt, zanim się zacznie.