Co powinienem dołączyć do zlecenia pracy?

Informacje, które powinieneś dołączyć do zlecenia pracy, dokumentu używanego do żądania pracy od innej osoby lub działu w firmie, zazwyczaj będą się różnić w zależności od rodzaju pracy, o którą się ubiegasz. W większości przypadków dane kontaktowe, dane osoby lub działu, do których wysyłasz zlecenie pracy, oraz wewnętrzny lub zewnętrzny numer śledzenia są niezbędne. Będziesz także musiał podać szczegółowy opis wymaganej pracy, w tym pilność sprawy, gdzie praca jest konieczna i co należy zrobić. W niektórych przypadkach może być konieczne podanie informacji o koszcie pracy, w szczególności na jakim rachunku należy ją obciążyć.

Przed złożeniem zlecenia pracy należy podać informacje, gdzie można się z Tobą skontaktować w celu uzyskania szczegółowych informacji na temat pracy i szacowanego czasu zakończenia. Zazwyczaj będzie to obejmować imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz fizyczną lokalizację biura. Będziesz także musiał podać nazwę działu, do którego wysyłasz zlecenie pracy, a w niektórych przypadkach nazwisko osoby, do której zlecenie pracy jest kierowane.

Numery śledzenia są używane na każdym zleceniu pracy do celów archiwizacji i śledzenia postępu pracy. W skomputeryzowanych systemach zleceń pracy ten numer śledzenia jest często generowany automatycznie, zazwyczaj według daty i numeru przypisanego do działu zlecającego pracę. W niektórych przypadkach może być konieczne samodzielne wprowadzenie tych informacji na podstawie zasad firmy. Jeśli Twój dział lub biuro korzysta z wewnętrznych numerów śledzenia, zazwyczaj musisz uwzględnić to w zleceniu pracy, jak również do celów śledzenia i archiwizacji.

Główną częścią zlecenia pracy jest opis żądanego rodzaju pracy. Może to być krótki akapit, zwłaszcza gdy praca jest projektem biurowym lub dotyczy technologii. W przypadku prac obejmujących pracę fizyczną, zwykle przy naprawie lub modernizacji biura lub budynku, może być konieczne dołączenie przybliżonego rysunku wskazującego lokalizację problemu. Informacje te są zwykle dołączane do zamówienia, a nie do faktycznego dokumentu.

Sugerowana data ukończenia jest często zawarta również w tego rodzaju dokumentach, w tym informacje o pilności sprawy. W zależności od zasad firmy, podana tu data będzie albo sugestią dla osoby, do której składasz zamówienie, albo okresem ostatecznym. Będziesz także musiał podać szczegółowe informacje na temat lokalizacji prac, które mają zostać zakończone, w stosownych przypadkach, w tym adres budynku, podłogi i numeru pokoju. Jeśli praca ma zostać wykonana na systemie lub komputerze, musisz podać informacje o tym, który system lub komputer wymaga pracy i gdzie znajduje się element.

Konieczne może być także podanie numeru konta, na który dział, do którego wysyłasz zamówienie, może obciążyć koszt zadania. To, czy jest to konieczne, będzie zależeć od tego, jak Twoja firma obsługuje procedury księgowe. Zadanie zostanie prawdopodobnie obciążone przez twój dział lub, jeśli praca dotyczy projektu, na konto z pieniędzmi za projekt.