Jak napisać zapytanie ofertowe?
Kiedy firma decyduje się na zakup produktu lub usługi i chce poprosić potencjalnych sprzedawców, najpierw pisze zapytanie ofertowe (RFP). Zapytanie ofertowe określa kryteria, które muszą spełnić dostawcy, proponując, dlaczego powinni zostać zatrudnieni na tym stanowisku. Ważne jest, aby napisać zapytanie ofertowe, które będzie jasne i prosi o wszystkie potrzebne informacje, jednocześnie przedstawiając firmę w pozytywnym świetle. Źle napisane zapytanie ofertowe może oznaczać, że firma skończy z głównie niewykwalifikowanymi lub słabymi dostawcami lub nie będzie żadnych ofert.
Pierwszym krokiem do napisania zapytania ofertowego jest po prostu określenie, czego dokładnie potrzebuje firma. Chociaż brzmi to dość prosto, jest to krok najczęściej ignorowany przez firmy. Wiele firm zaczyna pisać zapytanie ofertowe, nie mając jasnego zrozumienia swoich potrzeb i pragnień, i ostatecznie kończy się proszeniem o zbyt wiele, za mało lub sprzeczne rzeczy. Należy pozyskiwać informacje od wszystkich zaangażowanych w projekt, którego dotyczy problem, i należy osiągnąć konsensus co do tego, co jest faktycznie potrzebne, zanim jeszcze zostanie rozpoczęte zapytanie ofertowe.
Dostawcy będą musieli wiedzieć, co dokładnie trzeba osiągnąć, a co po prostu chcesz osiągnąć. Wiele firm popełnia błąd, pisząc zapytanie ofertowe dotyczące tworzenia listy życzeń swoich wymarzonych funkcji, ale używając potrzebnych słów, takich jak musi i musi . Dostawcy, którzy mogą nie być w stanie spełnić jednego lub dwóch z tych kryteriów, mogą w ogóle nie złożyć oferty, jeśli uważają, że kryteria są absolutnie konieczne. Ważne jest, aby zwracać uwagę na używany język, oszczędzając potrzebnych słów, gdy są one dokładne, i używając bardziej miękkiego języka, takiego jak pożądanie i opcjonalnie dla preferowanych funkcji.
Zanim jakiekolwiek propozycje zostaną faktycznie zamówione, dobrze jest też wiedzieć, jak będzie wyglądać idealna propozycja. Jeśli istnieje wiele aspektów, według których propozycje będą oceniane, na przykład jeśli zostaną ocenione według ceny, terminowości i gęstości funkcji, pomyśl, ile z każdej z tych cech zostanie zważonych. Dowiedz się, jak propozycja, która oferuje najniższą cenę, ale długi czas oczekiwania, porówna się z propozycją, która jest dwukrotnie droższa, ale zajmuje połowę czasu. Pomoże to zmniejszyć zamieszanie i stres na późniejszym etapie procesu.
Właściwie usiąść, aby napisać zapytanie ofertowe, może być dość bezbolesną i szybką procedurą po ułożeniu podstaw. We wstępie należy wyjaśnić, dlaczego firma żąda propozycji, i przedstawić przegląd pozostałej części wniosku, w tym ważne kryteria i terminy. Zapytanie ofertowe powinno następnie objąć to, co musi mieć zwycięska propozycja, a następnie pożądane cechy i kryteria wyboru zwycięzcy, zwłaszcza jeśli istnieją ustalone kryteria wyboru. Następnie należy podać harmonogram określający różne daty testów i ostateczny termin. Wreszcie zapytanie ofertowe powinno dać wnioskodawcom pojęcie, co będzie dalej, w tym, jak długo mogą oczekiwać na odpowiedź, oraz czy osoby, które nie zostaną wybrane, mogą oczekiwać odpowiedzi.