Jak napisać RFP?
Kiedy firma decyduje się kupić przedmiot lub usługę i chce zabiegać o potencjalnych dostawców, najpierw pisze wniosek o propozycję (RFP). Oświetlenie określa kryteria, które chcą zająć się dostawcami, proponując, dlaczego powinni zostać zatrudniani do pracy. Ważne jest, aby napisać zapytanie ofertowe, które jest jasne i prosi o wszystkie potrzebne informacje, jednocześnie prezentując firmę w pozytywnym świetle. Słabo napisane zapytanie ofertowe może oznaczać, że firma może skończyć z przede wszystkim niewykwalifikowanymi lub słabszymi dostawcami lub wcale żadnymi propozycjami.
Pierwszym krokiem do napisania zapytania ofertowego jest po prostu wystarczająca, aby ustalić, czego dokładnie potrzebuje firma. Chociaż brzmi to dość podstawowo, jest to w rzeczywistości krok najczęściej ignorowany przez firmy. Wiele firm zaczyna pisać zapytanie ofertowe bez jasnego zrozumienia, jakie są ich potrzeby i pragnienia, i ostatecznie kończy proszenie o zbyt wiele, zbyt mało lub sprzeczne rzeczy. Wkład powinien być proszony od wszystkich zaangażowanych w projekt dotknięty, a konsensus powinien byćosiągnięte co do tego, co jest faktycznie potrzebne przed rozpoczęciem RFP.
Sprzedawcy będą musieli wiedzieć, co dokładnie potrzebujesz , a co po prostu chcesz osiągnąć . Wiele firm popełnia błąd, gdy piszą zapytanie ofertowe tworzenia listy życzeń swoich wymarzonych funkcji, ale używanie potrzebuje , takich jak i musi . Sprzedawcy, którzy mogą nie być w stanie spełnić jednego lub dwóch z tych kryteriów, mogą w ogóle nie przedstawić propozycji, jeśli uważają, że kryteria są absolutnie konieczne. Ważne jest, aby zwrócić uwagę na używany język, oszczędzać potrzebuje słów, gdy są one dokładne, i używając bardziej miękkiego języka, takiego jak pożądanie i opcjonalnie dla preferowanych funkcji.
Zanim jakiekolwiek propozycje zostaną poproszone, dobrym pomysłem jest również wiedzieć, jak będzie wyglądać idealna propozycja. Jeśli istnieje wiele aspektów, za pomocą których propozyLS zostanie ocenione, na przykład, jeśli zostaną ocenione według ceny, terminowości i gęstości funkcji, będą miały pojęcie, ile z tych funkcji zostanie zważonych. Wiedz, w jaki sposób propozycja, która oferuje najniższą cenę, ale długi czas oczekiwania będzie porównywać się z propozycją, która jest dwa razy droższa, ale zajmuje połowę czasu. Pomoże to zmniejszyć zamieszanie i stres w dalszej części procesu.
faktycznie siedzenie, aby napisać zapytanie ofertowe, może być dość bezbolesną i szybką procedurą po złożeniu podjęcia. Wprowadzenie powinno po prostu określić, dlaczego firma prosi o propozycje, i podawać przegląd reszty żądania, w tym ważnych kryteriów i terminów. RFP powinien następnie omówić zwycięską propozycję, a następnie pożądane cechy i kryteria wyboru zwycięzcy, zwłaszcza jeśli istnieją ustalone kryteria wyboru. Następnie należy podać harmonogram określony różnych dat porównawczych i ostatecznego terminu. Wreszcie, RFP powinien dać wnioskodawcom pomysłCo będzie dalej, w tym czas, w jaki mogą oczekiwać, że będą się doczekać odpowiedzi i czy ci, którzy nie wybrali, mogą oczekiwać odpowiedzi.