Co robi prywatna sekretarz?
Prywatny sekretarz często zgłasza się do właściciela dyrektora korporacyjnego lub małej firmy. Ten specjalny asystent może wykonywać rutynowe zadania, takie jak odbieranie połączeń telefonicznych, otwieranie poczty i ustalanie spotkań. Praca może również obejmować uczestnictwo w spotkaniach, robienie notatek i wpisaniu minut tych sesji. Gdy menedżer jest zobowiązany do podróży, sekretarz może być odpowiedzialny za dokonywanie rezerwacji linii lotniczych i hoteli lub uzyskiwanie funduszy na wydatki.
Głównym celem prywatnego sekretarza jest często obsługa przyziemnych zadań, które w przeciwnym razie zajęłyby dużo czasu kierownictwa. Ten pracownik jest również wykorzystywany, aby uniemożliwić menedżerowi nadmierne przerwy, zarówno osobiście, jak i przez telefon. Z tego powodu sekretarz często sprawdza połączenia telefoniczne i gości, biorąc wiadomości dla szefa, a nie pozwalając osobom na bezpośrednio rozmowę z tą osobą.
Prywatna sekretarz może również sprawdzić pisemną korespondencję. Może to obejmować odebranie poczty i OPZachęcanie tego. Listy, które muszą być obsługiwane przez szefa osobiście, można następnie przekazać. W niektórych przypadkach Sekretarz może mieć dostęp do korporacyjnych kont e-mail i sprawdzają je również.
Gdy dyrektor wykonawczy odbywa spotkanie, czasami uczestniczy prywatna sekretarz. Jest tak, aby Sekretarz mógł robić zanotowanie na spotkaniu i zapisywać postawione pytania. Po wydarzeniu sekretarz może być odpowiedzialny za wpisanie minut i dystrybucję ich uczestnikom.
Prywatny sekretarz często działa jako rodzaj osobistego asystenta. Czasami oznacza to opiekę nad podróżami dla przełożonego. Asystent może również zaplanować spotkania dla kierownictwa w prowadzeniu działalności związanej z tą podróżą, na przykład odbieranie wynajętego samochodu lub zrzucanie czyszczenia na sucho.
W wielu organizacjach ten specjalny asystent ma wiele wspólnego z Departamentembudżet t. Prywatny sekretarz może być odpowiedzialny za składanie propozycji nowych projektów i uzyskanie szacunków na pracę lub materiały. W niektórych przypadkach ten pracownik może być odpowiedzialny za drobny fundusz gotówkowy lub zakupy zaopatrzenia biurowego.
Ilość edukacji potrzebnej do zostania prywatnym sekretarzem różni się w zależności od organizacji, ale ogólnie obejmuje przynajmniej dyplom ukończenia szkoły średniej. Pomocne mogą być również kursy uczelni w administracji biznesowej. Oczekuje się przyjemnej osobowości i zdolności do dobrej pracy pod presją, ponieważ sekretarz ten może być wymagany do wykonywania wielu różnych zadań w ciągu dnia roboczego.