Co robi prywatny sekretarz?
Prywatny sekretarz często zgłasza się dyrektorowi korporacyjnemu lub właścicielowi małej firmy. Ten specjalny asystent może wykonywać rutynowe zadania, takie jak odbieranie połączeń telefonicznych, otwieranie poczty i ustalanie terminów. Praca może również obejmować uczestnictwo w spotkaniach, sporządzanie notatek i pisanie protokołów z tych sesji. Kiedy kierownik jest zobowiązany do podróży, sekretarz może być odpowiedzialny za dokonywanie rezerwacji linii lotniczych i hoteli lub uzyskanie środków na zatwierdzenie wydatków.
Głównym celem prywatnego sekretarza jest często zajmowanie się przyziemnymi zadaniami, które w innym przypadku zajmowałyby dużo czasu dyrektora. Pracownik ten służy również do zapobiegania nadmiernym zakłóceniom kierownika, zarówno osobiście, jak i telefonicznie. Z tego powodu sekretarka często monitoruje połączenia telefoniczne i odwiedzających, przyjmując wiadomości dla szefa, niż pozwalając osobom rozmawiać bezpośrednio z tą osobą.
Prywatny sekretarz może również sprawdzać korespondencję pisemną. Może to obejmować pobranie i otwarcie poczty. Listy, które szef musi osobiście załatwić, mogłyby zostać przekazane dalej. W niektórych przypadkach sekretarka może mieć dostęp do firmowych kont e-mail i je również sprawdzać.
Kiedy dyrektor wykonawczy zbiera się, czasami bierze w nim udział prywatny sekretarz. Dzięki temu sekretarka może sporządzać notatki ze spotkania i zapisywać postawione pytania. Po wydarzeniu sekretarka może być odpowiedzialna za wpisanie protokołu i rozdanie go uczestnikom.
Prywatny sekretarz często działa jako swego rodzaju osobisty asystent. Czasami oznacza to opiekę nad organizatorem podróży dla przełożonego. Asystent może również umówić się na spotkanie kierownicze w celu prowadzenia działalności związanej z tą podróżą, na przykład odbiór wynajętego samochodu lub oddanie pralni chemicznej.
W wielu organizacjach ten specjalny asystent ma wiele wspólnego z budżetem działu. Prywatny sekretarz może być odpowiedzialny za składanie wniosków dotyczących nowych projektów i uzyskiwanie szacunków dotyczących robocizny lub materiałów. W niektórych przypadkach pracownik ten może być odpowiedzialny za drobny fundusz pieniężny lub zakupy materiałów biurowych.
Ilość wykształcenia potrzebnego do zostania prywatnym sekretarzem różni się w zależności od organizacji, ale generalnie wymaga co najmniej dyplomu ukończenia szkoły średniej. Pomocne mogą być również kursy uniwersyteckie w zakresie administracji biznesowej. Oczekuje się przyjemnej osobowości i zdolności do pracy pod presją, ponieważ sekretarka może być zobowiązana do wykonywania szeregu różnych zadań w ciągu dnia roboczego.