Jak napisać stronę tytułową faksu?
Faks to skrócone słowo slangowe określające „faks”. Jest to dokument przesyłany przez faks przez linie telefoniczne. Ze względu na kompresujący charakter formatu faksu, okładka faksu powinna być tekstowa, jasno i zwięźle napisana oraz zawierać najważniejsze podstawowe informacje na temat faksu. Możesz użyć edytora tekstu na komputerze, aby utworzyć niestandardową stronę tytułową faksu lub skorzystać z licznych szablonów dostępnych w Internecie.
Faks jest skanowany przez faks i przesyłany do faksu korespondenta. Na przykład możesz wysyłać faks do dużej firmy, w której pewna liczba pracowników prawdopodobnie korzysta z tego samego faksu w biurze. Arkusz okładki faksu jest zatem niezwykle ważny przy określaniu, kto powinien odebrać faks, oraz podsumowaniu zawartości faksu. Zapewnia to, że faks zostanie dostarczony do odpowiedniej strony po stronie odbierającej.
Każdy może nabazgrać odręcznie notatkę na kartce papieru i wysłać ją jako okładkę faksu. Jednak profesjonalnie wyglądająca okładka faksu korzysta z maszyny do pisania lub edytora tekstu w komputerze, aby wpisać schludny i uporządkowany arkusz okładki. Informacje powinny być krótkie i precyzyjne, z niewielką liczbą obrazów lub bez nich lub obcej grafiki, która opóźnia czas transmisji. W górnej części listu motywacyjnego pod „Od” zwykle znajdują się informacje o nadawcy, takie jak imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu i numer faksu. Dane te przypominają adres zwrotny na kopercie, ułożony z nazwą nadawcy w pierwszym wierszu, adresem w drugim i trzecim wierszu i tak dalej.
Pod informacją „Od” znajdują się dane wyświetlające informacje o odbiorcy faksu, zwykle wymienione jako „Do” lub „Odbiorca”. Podobnie do informacji „Od”, informacje „Odbiorca” powinny obejmować pełną nazwę odbiorcy, adres, adres e-mail, numery telefonu i faksu, a także wszelkie inne istotne informacje kontaktowe. Ważne jest, aby podać pełne imię i nazwisko odbiorcy oraz, jeśli to możliwe, inne informacje identyfikujące, takie jak dział biurowy lub numer wewnętrzny. Pozwala to uniknąć nieporozumień po stronie odbiorców, jeśli firma ma na przykład trzech Johna Browna pracujących w tym samym biurze. Uwzględnienie działu biura i innych informacji identyfikujących pomaga urzędowi dokładniej określić odbiorcę i pomaga upewnić się, że faks zostanie odebrany przez właściwą osobę bez opóźnień.
Wreszcie, list przewodni faksu powinien zawierać bardzo krótkie streszczenie istotnych szczegółów zawartych w treści faksu. Jeśli faks zawiera informacje o elektronicznym zamówieniu części zamiennych do kosiarki, list motywacyjny faksu powinien zwięźle wskazywać, że w celu przesłania faksu oraz informacje ogólne. Większość stron tytułowych i szablonów faksu pozwala na umieszczenie tych informacji w obszarze „Szczegóły” lub „Wiadomość”. Informacje w tej sekcji są zwykle ograniczone do jednego lub dwóch zdań i powinny być możliwie zwięzłe.
Po wpisaniu strony tytułowej faksu wydrukuj ją na drukarce komputerowej. Arkusze faksu są następnie korelowane z arkuszem okładki faksu na górze. Kiedy nadejdzie czas wysłania faksu, najpierw wyślij list motywacyjny faksu i szczegółowe arkusze faksu, aby postępować zgodnie z arkuszem tytułowym.