Jakie są różne typy oprogramowania automatycznej sekretarki?
Różne typy oprogramowania automatycznej sekretarki są w większości określone przez oferowane przez nich funkcje. Obejmują one długość wiadomości, którą oprogramowanie może nagrywać oraz jakość dźwięku, która jest czasami znacznie lepsza niż jest to możliwe w przypadku standardowej automatycznej sekretarki. Niektóre programy mogą również sortować wiadomości przychodzące w różnych folderach w celu ustalenia priorytetów. Jeszcze inne oprogramowanie zawiera funkcję faksu.
Podstawowa zasada używania oprogramowania zamiast fizycznej maszyny do odbierania połączeń telefonicznych i nagrywania wiadomości ma wiele zalet. Oprogramowanie automatycznej sekretarki jest w stanie manipulować przychodzącymi danymi w sposób, którego nie jest w stanie zrobić dedykowany automat. Interfejs korzystania z rzeczywistego oprogramowania zamiast maszyny z zaledwie kilkoma przyciskami daje również korzyść z bardziej złożonej interakcji. Wraz z rozwojem połączeń VoIP protokół telefoniczny staje się jeszcze bardziej atrakcyjną opcją.
Jedną z najbardziej skutecznych funkcji całego oprogramowania automatycznej sekretarki jest możliwość nagrania tyle danych audio, ile może pomieścić urządzenie pamięci. Jakość dźwięku może być nawet lepsza, ponieważ dane cyfrowe nie pogarszają się z upływem czasu, tak jak kaseta. Cyfrowe nagrywanie wiadomości oznacza również, że można sterować odtwarzaniem, co pozwala słuchaczowi przeskoczyć wiadomość lub zarchiwizować ją do późniejszego odsłuchania.
Inną cechą niektórych rodzajów oprogramowania automatycznej sekretarki jest możliwość sortowania wiadomości przychodzących w specjalnych folderach. Umożliwia to umieszczanie wiadomości od nieznanych dzwoniących w jednym folderze, a połączenia od znajomych mogą być umieszczane w innym folderze, umożliwiając użytkownikowi ustalenie priorytetu tego, co należy najpierw odsłuchać. Niektóre programy pozwalają nawet na odbieranie i sortowanie wiadomości tekstowych i graficznych.
W zależności od rodzaju połączenia internetowego niektóre typy oprogramowania automatycznej sekretarki można skonfigurować w celu wysyłania alertów do innych urządzeń lub kont e-mail. Oprogramowanie może odebrać wiadomość, a następnie wysłać alert e-mail na służbowy adres e-mail ze szczegółami, kto dzwonił i jak długo trwa wiadomość. Może nawet obejmować możliwość wysyłania wiadomości tekstowych za pośrednictwem interfejsu internetowego.
Istnieją określone typy oprogramowania automatycznej sekretarki, które próbują być czymś więcej niż tylko oprogramowaniem do nagrywania. Może to obejmować program z rozpoznawaniem głosu, umożliwiający nawigację w elementach sterujących wyłącznie za pomocą poleceń głosowych. Niektóre programy zawierają również funkcję wybierania numeru telefonu, dzięki czemu po odsłuchaniu wiadomości numer telefonu można ponownie wybrać na żądanie, aby zainicjować połączenie.
Istnieją również rodzaje oprogramowania automatycznej sekretarki, które integrują inne opcje, takie jak możliwość odbierania transmisji faksu. Ten sam rodzaj oprogramowania może również obejmować możliwość wysyłania faksu. Dzięki integracji możliwości automatycznej sekretarki, dostępu do linii telefonicznej na żywo oraz mocy w pełni konfigurowalnego oprogramowania komputerowego, istnieje nieograniczona kombinacja funkcji, które można wykorzystać w oprogramowaniu automatycznej sekretarki.