Co to jest cyfrowy system telefoniczny?
Cyfrowy system telefoniczny to system telefoniczny zwykle używany w firmach, który obsługuje takie funkcje, jak wiele numerów wewnętrznych i linii bezpośrednich; ujednolicone wiadomości głosowe, faksowe i e-mailowe; wiadomości głosowe; menu wprowadzania z klawiatury i interaktywna reakcja głosowa. Systemy zwykle obsługują określoną liczbę użytkowników. Większość cyfrowych systemów telefonicznych wykorzystuje protokół Voice over Internet Protocol (VoIP), znany również jako technologia telefonii internetowej.
Standardowy cyfrowy system telefoniczny zwykle obejmuje określoną liczbę telefonów, z możliwością rozszerzenia do określonej z góry pojemności. Obejmuje to możliwość korzystania z numerów wewnętrznych lub linii bezpośrednich do wybierania każdego telefonu, rozpoznawanie wpisu z klawiatury dla połączeń przychodzących oraz możliwości stronicowania do komunikacji wewnętrznej. Większość systemów obejmuje również możliwość korzystania z muzyki wstrzymanej. Niektóre wykorzystują zaprogramowane wstrzymanie muzyki, podczas gdy inne mogą odtwarzać wstrzymaną muzykę z niestandardowych źródeł cyfrowych. Prawie wszystkie cyfrowe systemy telefoniczne mają możliwość nagrywania i zarządzania pocztą głosową.
Bardziej zaawansowany cyfrowy system telefoniczny może mieć specjalne funkcje, takie jak powiadamianie e-mailem o nieodebranych połączeniach i wiadomościach głosowych. Powiadomienia e-mail z wiadomościami głosowymi zwykle umożliwiają odtwarzanie audio wiadomości głosowych. Niektóre cyfrowe systemy telefoniczne mają centra zarządzania siecią, w których użytkownicy mogą przeglądać połączenia, słuchać wiadomości głosowych, zapisywać i usuwać wiadomości, uzyskiwać dostęp i nawiązywać połączenia za pomocą firmowej książki telefonicznej i automatycznie wyświetlać dane konta klienta podczas nawiązywania lub odbierania połączeń od klienta. Zaawansowane systemy cyfrowe mogą również mieć interaktywne funkcje reagowania głosowego, dzięki czemu dzwoniący mogą używać poleceń głosowych do poruszania się po menu połączeń, bez konieczności korzystania z klawiatury telefonu.
Czasami cyfrowy system telefoniczny ma również profesjonalne funkcje call center. Dzięki profesjonalnym funkcjom call center połączenia są automatycznie przekazywane do agentów. Podstawa routingu zwykle obejmuje wybory menu klienta i predefiniowane specyfikacje umiejętności agenta. Profesjonalne możliwości centrum telefonicznego obejmują również raportowanie takich rzeczy, jak czasy połączeń i zadowolenie klienta w celu pomiaru jakości usług. Wiele systemów automatycznie nagrywa połączenia, dzięki czemu menedżerowie mogą przeglądać rozmowy i monitorować usługi.
Cyfrowy system telefoniczny może być kosztowny, ale ma kilka korzyści biznesowych. Systemy cyfrowe mogą zwiększyć produktywność, wydajność i zadowolenie klienta poprzez automatyczne przekierowywanie połączeń do najbardziej wykwalifikowanych osób w ustawieniach centrum obsługi telefonicznej. Systemy korzystające z VoIP mogą wyeliminować opłaty za połączenia na duże odległości. Funkcje integracji poczty e-mail i sieci ułatwiają pracownikom pracującym z różnych lokalizacji otrzymywanie informacji o komunikacji i terminowe odbieranie połączeń, nawet gdy nie ma ich za biurkiem, a zintegrowane cyfrowe systemy telefoniczne, które automatycznie wyświetlają konta klientów, mogą być przydatne w celu poprawy sprzedaży i relacji z klientami.