Co to jest system zarządzania dokumentami?
System zarządzania dokumentami to program służący do przechowywania i kontroli dokumentów używanych przez firmę. Przed pojawieniem się komputerów system zarządzania dokumentami był po prostu procesem archiwizacji dokumentów papierowych firmy, takich jak zamówienia zakupu, zmiany techniczne i schematy, w systematycznym porządku, aby ułatwić wyszukiwanie. Znany również jako DMS, obecnie najpopularniejszym rodzajem systemu zarządzania dokumentami jest elektroniczny.
Elektroniczny system zarządzania dokumentami to program komputerowy, który indeksuje i przechowuje dane firmowe. Umożliwia to przekazywanie informacji drogą elektroniczną do innych obszarów geograficznych bez konieczności drukowania, przesyłania pocztą lub faksem. Podobnie jak systemy zarządzania treścią, które są najczęściej używane do przechowywania procedur lub podręczników roboczych, system zarządzania dokumentami przechowuje informacje za pomocą obrazów elektronicznych, dzięki czemu do dokumentów elektronicznych może mieć dostęp wielu pracowników jednocześnie.
W przypadku dokumentów, które początkowo nie są w formie elektronicznej, oprogramowanie do skanowania obrazowania dokumentów służy do konwersji kopii papierowej na obrazy elektroniczne. Obrazy elektroniczne są następnie przechowywane na komputerze, dopóki nie będą potrzebne. Inne zastosowania systemu zarządzania dokumentami to bezpieczeństwo i zgodność.
Funkcje bezpieczeństwa obejmują ochronę hasłem, dostęp „tylko do odczytu” i odzyskiwanie po awarii. Ochrona hasłem służy do zapobiegania przeglądaniu poufnych plików przez nieautoryzowanych użytkowników. Większość systemów zarządzania dokumentami pozwala użytkownikom na konfigurację według profilu i może wyświetlać tylko pliki związane z ich profilem. Na przykład użytkownik skonfigurowany w profilu nabywcy będzie mógł przeglądać zdjęcia zamówień zakupu lub umów cenowych po wprowadzeniu hasła, ale nie będzie mógł przeglądać zdjęć dokumentacji inżynierskiej, takiej jak rysunki mechaniczne.
Funkcja bezpieczeństwa dostępu „tylko do odczytu” pozwala użytkownikom przeglądać dokumenty, ale zapobiega wszelkim modyfikacjom. Ten rodzaj dostępu jest pomocny dla pracowników, którzy mogą potrzebować badań danych do projektów, ale nie mają uprawnień do wprowadzania modyfikacji. Odzyskiwanie po awarii jest kolejną ważną, ale miejmy nadzieję, że nigdy nie potrzebną funkcją bezpieczeństwa systemów zarządzania dokumentami. Pliki kopii zapasowych lub komputery zewnętrzne są zwykle używane, aby w przypadku pożarów, powodzi lub innych rodzajów klęsk żywiołowych wszystkie dane firmy były bezpieczne.
Zgodność to kolejny aspekt większości systemów zarządzania dokumentami. W przypadku firm będących własnością USA ustawa Sarbanes-Oxley lub SOX, jak się często ją określa, wymaga zgodności z przepisami dotyczącymi przechowywania danych. SOX określa, jakie typy rekordów należy przechowywać i jak długo. Firmy są kontrolowane pod kątem zgodności i kar za nieprzestrzeganie dokładnych i odpowiednich zapisów, w tym grzywny i ewentualne kary pozbawienia wolności. Korzystając z systemu zarządzania dokumentami, firmy mają zapisy w bezpiecznym, łatwo dostępnym miejscu.