Co to jest automatyczna sekretarka?
Wieloliniowa automatyczna sekretarka to urządzenie, które automatycznie odbiera telefony dla osób fizycznych lub firm. Urządzenia, które mogą odbierać więcej niż jedną linię naraz, są przydatne dla osób posiadających dwie lub więcej linii telefonicznych i umożliwiają wielu dzwoniącym jednocześnie dotrzeć do automatycznej wiadomości. Te urządzenia mogą być używane jako pierwszy punkt kontaktowy lub mogą być używane do rejestrowania wiadomości pozostawionych przez osoby dzwoniące, które nie są w stanie dotrzeć do osoby. W większości przypadków automatyczna sekretarka zapisuje wiadomości w formacie cyfrowym, choć można również użyć mikropask.
Chociaż osoby posiadające wiele linii telefonicznych mogą korzystać z automatycznej sekretarki, urządzenia te zwykle znajdują się w firmach. Dodatkowe linie w automatycznej sekretarce pozwalają wielu osobom zadzwonić na jeden numer jednocześnie bez odbierania sygnału zajętości. Do jednej z tych maszyn można podłączyć dowolną liczbę linii. Wymagana liczba linii przychodzących zależy od liczby połączeń odbieranych przez osobę fizyczną lub firmę.
Istnieje wiele różnych powodów korzystania z automatycznej sekretarki. Jednym z powodów jest odbieranie połączeń przychodzących. Automatyczna sekretarka może powitać dzwoniącego wcześniej nagraną wiadomość, wstrzymać go do czasu, aż będzie dostępny przedstawiciel, lub pomóc dzwoniącym skierować się do właściwego działu, tak aby potrzebnych było mniej recepcjonistek. Mogą również odbierać wiadomości dla osoby lub firmy, gdy nikt nie jest dostępny do odbierania połączeń.
Jeden z dwóch rodzajów dostępnych usług zgłoszeniowych, automatyczna sekretarka to urządzenie fizyczne przechowywane w siedzibie osoby lub firmy, która z niej korzysta. Chociaż do wiadomości przychodzących i wychodzących często można uzyskać dostęp, dzwoniąc i wprowadzając samodzielnie wybrany kod, wiadomości są zazwyczaj dostępne na samej maszynie fizycznej. Usługi poczty głosowej mogą również odbierać połączenia z wieloma liniami, chociaż maszyny potrzebne do uruchomienia tych usług są przechowywane w odległych lokalizacjach.
Wiadomości wychodzące i wiadomości nagrane przez osoby dzwoniące do automatycznej sekretarki mogą być przechowywane cyfrowo lub na urządzeniach fizycznych. Mikrokasety są obecnie głównym rodzajem fizycznego urządzenia rejestrującego, chociaż można również użyć standardowych taśm. Nagrania cyfrowe są przechowywane na małych dyskach z możliwością wielokrotnego zapisu. Gdy osoba wysłucha wiadomości na jednym z tych dysków, wiadomość można usunąć lub zapisać na później. Taśmy można wyjąć z automatycznej sekretarki, gdy są pełne i zapisane, lub można je przewinąć i zakleić.