Co to jest automatyczny asystent poczty głosowej?
Odbieranie połączeń telefonicznych jest często czasochłonne dla firm i zazwyczaj trudno jest mieć kogoś dostępnego przez cały czas do odbierania telefonu. Połączenia z odpowiednią osobą są również ważne dla firm. Automatyczny asystent poczty głosowej działa jak powitanie, ale zwykle jest w stanie przekierowywać połączenia do konkretnej osoby lub bezpośrednio uzyskiwać dostęp do jej wiadomości. Może również dotrzeć do współpracownika lub sprzedawcy, na przykład w odległej lokalizacji poza biurem. Najistotniejszą korzyścią jest to, że automatyczny asystent poczty głosowej zazwyczaj działa bez względu na porę dnia, w której jest dostępny.
Nagrane pozdrowienia mogą zostać zaprogramowane przez użytkownika lub firmę świadczącą usługę poczty głosowej. Wiadomość może służyć jako powitanie automatycznej sekretarki. Firmy często chcą dostosować komunikat do rodzaju działalności. Systemy wiadomości z automatyczną obsługą poczty głosowej czasami zawierają funkcje przekierowywania, zapisywania i usuwania połączeń dostępne dla dzwoniących. Godziny pracy i lokalizacje można dodać do wiadomości, aby dzwoniący mogli usłyszeć informacje bez pomocy partnera biznesowego.
Automatyczna obsługa poczty głosowej może być używana przez małą firmę lub dużą korporację. Oprócz zapewnienia oszczędzających czas zautomatyzowanych środków do odbierania połączeń, może obejmować opcje routingu. Dzwoniący mogą wprowadzać rozszerzenia do określonych linii telefonicznych, a nawet do telefonów poza biurem. Podczas przekazywania połączenia system poczty głosowej może automatycznie porzucić połączenie z firmowych linii telefonicznych, dzięki czemu dodatkowe połączenia mogą przychodzić bez problemu. Automatyczny asystent poczty głosowej jest czasem w stanie powiadomić kogoś o połączeniu, aktywując sygnał dźwiękowy lub dzwoniąc na telefon komórkowy.
W niektórych przypadkach automatyczny asystent poczty głosowej może obsługiwać wiele wiadomości powitalnych. Może to być przydatne, jeśli więcej niż jedna osoba lub firma korzysta z tego samego systemu telefonicznego i funkcji powitania. Konfiguracji może dokonać usługodawca lub użytkownik telefonu.
Poczta głosowa jest korzystna, jeśli pracownicy nie zawsze są przy biurku lub mają ważne zadania do wykonania. Korzystanie z automatycznego asystenta poczty głosowej zazwyczaj wymaga naciśnięcia przycisków na telefonie w celu przekierowania połączenia do właściwego miejsca. W połączeniu z innymi funkcjami poczty głosowej, takimi jak przekazywanie wiadomości e-mail, dzwoniący mogą nie tylko zostawić wiadomość, ale dotrzeć do kogoś, kto nie jest w tym czasie nawet w biurze.