Co to jest konsola asystenta?

Obsługująca konsola jest interfejsem używanym przez recepcjonistę lub pracownika do kierowania połączeń przychodzących. Wiele systemów telefonicznych korzysta z automatyzacji dla tej funkcji z automatycznym asystentem, ale niektóre firmy wolą mieć żywego człowieka jako pierwszy punkt kontaktowy dla potencjalnych klientów. Inne mogą być zbyt małe, aby płacić za zautomatyzowany system i potrzebują personelu sekretarskiego, aby móc obsługiwać połączenia przychodzące. Rozmiar i złożoność obsługującej konsoli może się różnić.

Kiedy połączenie przychodzi na centrale, takie jak biurko recepcjonisty, recepcjonista może odebrać i określić charakter połączenia, aby dowiedzieć się, dokąd musi się udać. Niektórzy recepcjoniści potrafią szybko odpowiedzieć na podstawowe pytania, aby skasować połączenia, co może zmniejszyć obciążenie połączeń dla innych pracowników. Jeśli osoba, która odbierze połączenie, nie może go obsłużyć, należy zwrócić się do konsoli obsługującej, aby odpowiednio go przekazać.

Obsługująca konsola informuje recepcjonistę, kto jest dostępny. Jeśli ktoś jest wolny, recepcjonista może przekazać połączenie lub może zadzwonić do biura tej osoby, aby potwierdzić, że dopuszczalne jest przekazanie połączenia. Recepcjoniści mogą również przekazywać połączenia na pocztę głosową na żądanie lub z powodu tego, że ktoś jest zajęty. Inną opcją jest parkowanie, gdzie recepcjonistka wstrzymuje dzwoniącego, aby poczekał na skasowanie linii. Obsługiwane konsole mogą również umożliwiać łatanie na połączenia trójstronne, połączenia konferencyjne i tak dalej.

Historycznie, towarzyszące im konsole były fizycznymi konsolami z przyciskami recepcjonistów używanymi do przekazywania połączeń i wprowadzania innych zmian w systemie. Niektóre wymagały ręcznego przełączania, podczas gdy inne pozwalały technikowi zaprogramować system, aby odpowiednio kierował połączenia. Nowoczesne konsole towarzyszące często przyjmują formę oprogramowania komputerowego, które recepcjonistka może wykorzystać do sterowania liniami telefonicznymi. Oprogramowanie może również przejąć automatyzację, gdy recepcjonistka nie jest dostępna lub firma jest zamknięta.

Szybkie i odpowiednie kierowanie połączeń telefonicznych może być ważne dla obsługi klienta. Osoby dzwoniące do firmy mogą oczekiwać, że ktoś odbierze od nich połączenie i zostanie przekazany za pośrednictwem systemu przez operatorów działających na żywo. Obsługująca konsola tworzy mechanizm do obsługi połączeń tak szybko i skutecznie, jak to możliwe. Może być również przydatny dla recepcjonistki, która musi mieć kontrolę nad tym, kto jest w biurze i co robią, ponieważ system komputerowy może pozwolić pracownikom na ustawienie statusu „na lunch” lub „na spotkaniu”, które recepcjonistka może ustalić, czy i kiedy ludzie są dostępni.