Co to jest konsola towarzyszącego?
konsola towarzysząca to interfejs używany przez recepcjonistę lub urzędnika do kierowania połączeń przychodzących. Wiele systemów telefonicznych używa automatyzacji tej funkcji z automatycznym zasobem, ale niektóre firmy wolą mieć żywy człowiek jako pierwszy punkt kontaktowy dla potencjalnych klientów. Inne mogą być zbyt małe, aby zapłacić za zautomatyzowany system i potrzebują, aby ich pracownicy sekretarskie mogli obsługiwać przychodzące połączenia. Rozmiar i złożoność konsoli towarzyszącej mogą się różnić.
Gdy połączenie pojawia się na centralną wymianę, taką jak biurko recepcjonistki, recepcjonistka może odpowiedzieć i określić charakter połączenia, aby dowiedzieć się, gdzie musi się udać. Niektórzy recepcjonistowie mogą szybko obsługiwać podstawowe pytania dotyczące usuwania połączeń, co może zmniejszyć obciążenie połączeń dla innych pracowników. Jeśli osoba, która odpowiada na połączenie, nie może sobie z tym poradzić, konieczne jest zwrócenie się do konsoli towarzyszącej, aby odpowiednio ją przenieść.
Konsola towarzysząca informuje recepcjonistę, która jest dostępna. Jeśli ktoś jest wolny, recepcjonistka może TRAnsfer połączenie, lub może brzęczyć biuro tej osoby, aby potwierdzić, że dopuszczalne jest przekazanie połączenia. Recepcjonistowie mogą również przenosić połączenia do poczty głosowej, na żądanie lub dlatego, że ktoś jest zajęty. Inną opcją jest parking, w którym recepcjonistka zawieszona w rozmówcy, aby czekać na wyczyszczenie linii. Konsole towarzyszące mogą również pozwolić na załatanie w trójki połączeń, połączeń konferencyjnych i tak dalej.
Historycznie konsole towarzyskie były konsolami fizycznymi z recepcjonistami przycisków używanych do przesyłania połączeń i wprowadzania innych zmian w systemie. Niektóre wymagały ręcznego przełączania, podczas gdy inne pozwoliły technikowi na prawidłowe zaprogramowanie systemu na prawidłowe kierowanie połączeń. Nowoczesne konsole często przybierają formę oprogramowania komputerowego, z którego recepcjonistka może użyć do kontrolowania linii telefonicznych. Oprogramowanie może również przejąć automatyzację, gdy recepcjonistka nie jest dostępna lub firma jest zamknięta.
Szybkie i odpowiednie routing połączeń telefonicznych może być ważne dla obsługi klienta. Osoby, które dzwonią do firmy, mogą oczekiwać, że osoba otrzymają odpowiedź i przekazywane przez system przez operatorów na żywo. Konsola towarzysząca tworzy mechanizm obsługi połączeń tak szybko i skutecznie, jak to możliwe. Może być również przydatny dla recepcjonistki, który musi przechowywać, kto jest w biurze i co robi, ponieważ system komputerowy może pozwolić pracownikom ustawić status takiego jak „na lunch” lub „na spotkaniu”, którego recepcjonistka może użyć, aby ustalić, czy i kiedy ludzie są dostępni.