Co to jest zautomatyzowana poczta głosowa?
Zautomatyzowana poczta głosowa jest szczególnym rodzajem systemu wiadomości telefonicznych. Podobnie jak w przypadku odbierania wiadomości telefonicznych przez automatyczną sekretarkę, automatyczna poczta głosowa dostarcza wiadomość głosową cyfrowo i bez użycia dodatkowego samodzielnego sprzętu. Gdy wiadomość, znana również jako wiadomość poczty głosowej, jest przechowywana na serwerze, zamierzeni odbiorcy mogą pobrać te wiadomości, logując się do systemu przez telefon i słuchając odtwarzania nagrania głosowego.
Oprócz możliwości wysyłania i odbierania wiadomości głosowych, automatyczna poczta głosowa działa również jako sposób kierowania połączeń przychodzących. Takie jest powszechnie stosowane w firmach i organizacjach z wieloma pracownikami lub działami. Oferując dzwoniącym wiele opcji poczty głosowej, osoby fizyczne mogą wybrać sposób kierowania połączeń do odpowiednich osób. Odbywa się to poprzez wybranie jednego lub więcej monitów wymagających od dzwoniących naciśnięcia odpowiednich numerów na klawiaturze telefonu przed przekazaniem połączenia.
Czasami nazywana bankami głosowymi, automatyczna poczta głosowa jest powszechnie stosowana w miejsce żywej osoby wyznaczonej do odbierania połączeń przychodzących, odbierania wiadomości i trasowania połączeń. Podczas gdy firmy nadal rutynowo zatrudniają recepcjonistów i operatorów telefonicznych, na automatycznych pocztach głosowych często się powołuje w przypadku połączeń po godzinach lub odbierania wiadomości, gdy pracownik odsunął się od swojego biurka. Wiadomości poczty głosowej uniemożliwiają dzwoniącym odbieranie sygnałów zajętości lub zapobiegają dłuższemu dzwonieniu telefonu, gdy dana osoba nie jest w stanie odebrać. Jednocześnie dzwoniący mogą zostawiać wiadomości dotyczące charakteru swojego połączenia, a także najlepszych informacji kontaktowych, aby powód połączenia mógł zostać rozwiązany przez połączenie zwrotne.
Oprócz profesjonalnego użytku, automatyczna poczta głosowa jest powszechną funkcją większości osobistych telefonów komórkowych i często jest używana w stacjonarnych telefonach stacjonarnych i systemach telefonii VoIP. Niektóre typy systemów przywoławczych oferują również opcję poczty głosowej, podobnie jak firmy oferujące wirtualne numery telefoniczne. Często zdarza się, że jedna osoba ma więcej niż jedno urządzenie lub numer telefonu z powiązanym kontem poczty głosowej do zbierania wiadomości przychodzących.
Podczas gdy automatyczna poczta głosowa jest używana głównie do kierowania połączeń i zbierania wiadomości telefonicznych, wiadomości wychodzące można również nagrywać. Takie wiadomości zazwyczaj obejmują prośby o pozostawienie dzwoniącego po otrzymaniu specjalnego tonu, ale wiele wiadomości wychodzących zawiera istotne informacje, które użytkownicy mogą uznać za pomocne w biznesie lub dla osobistej wiedzy. Przykłady obejmują wychodzące automatyczne wiadomości poczty głosowej dotyczące wydarzeń specjalnych, miejsca pobytu pracownika lub ważnych wiadomości z działu obsługi klienta.