Co to jest obrazowanie dokumentów?

Obrazowanie dokumentów jest dziś niezbędnym elementem prowadzenia działalności. Jako sposób tworzenia elektronicznych kopii ważnych dokumentów, schematów i zdjęć, obrazowanie dokumentów pomaga zapewnić bezpieczne zapisywanie i archiwizowanie dokumentów biznesowych. Oto podstawy związane z obrazowaniem dokumentów, w tym przechowywanie i dystrybucja zapisanych obrazów.

Obrazowanie dokumentów papierowych jest bardzo proste. Wszystko, czego naprawdę potrzeba, to skaner wysokiej jakości, kabel USB do podłączenia skanera do komputera, a następnie oprogramowanie do skanowania, które pozwoli nazwać i zapisać zapisany obraz. Chociaż skanery dokumentów były kiedyś dość drogie, dziś dostępne są dobrej jakości urządzenia w bardzo rozsądnych cenach. Umożliwia to obrazowanie dokumentów zarówno firmom, jak i domom.

Po załadowaniu oprogramowania na dysk twardy i rozpoznaniu skanera przez system, po prostu umieść dokument stroną zadrukowaną w dół na ekranie skanera i naciśnij klawisz Start, aby rozpocząć skanowanie. Pracując w sposób podobny do kserokopiarki, skaner utworzy obraz dokumentu, pracując od jednego końca do drugiego. Po ukończeniu strony możliwe będzie użycie oprogramowania do nazwania zeskanowanego dokumentu, a następnie zapisanie go na dysku twardym komputera. Alternatywnie, zeskanowany dokument może zostać załadowany na CDR lub przesłany na serwer w celu przechowywania i wyszukiwania.

Zalety skanowania dokumentów są liczne. Po pierwsze, utworzenie elektronicznej kopii cennych dokumentów gwarantuje, że nawet w przypadku zagubienia oryginału można go odtworzyć, drukując kopię elektroniczną. Po drugie, cenne archiwa z minionych lat można uchwycić i zachować, ponieważ obrazowanie dokumentów tworzy kopię, która z czasem nie zniknie, nie zżółknie i nie stanie się krucha. Wreszcie obrazowanie dokumentów bardzo ułatwia udostępnianie kopii dokumentów papierowych w zdalnych lokalizacjach.

Na przykład, jeśli przedstawiciel handlowy jest poza krajem i musi zobaczyć kopię umowy z klientem, nie ma potrzeby naliczania kosztów związanych z wykonaniem kopii papierowej i wysłaniem jej pocztą kurierską. Zamiast tego zeskanowany dokument można po prostu wysłać pocztą e-mail lub umieścić w sieci, do której pracownik może uzyskać dostęp. To, co kiedyś zajmowało dni, zajmuje teraz tylko kilka minut dzięki obrazowaniu dokumentów.

Obrazowanie dokumentów zmieniło sposób, w jaki wiele firm przechowuje ważne dokumenty, a także znacznie ułatwiło pobieranie danych w razie potrzeby. Niezależnie od tego, czy dokumenty składają się ze zdjęć, umów lub schematów budowlanych, obrazy ważnych dokumentów są zachowywane i dostępne zawsze, gdy są potrzebne.