Co to jest obrazowanie dokumentów?
Obrazowanie dokumentów jest niezbędnym elementem prowadzenia działalności dzisiaj. Jako sposób tworzenia elektronicznych kopii ważnych dokumentów, diagramów i zdjęć, obrazowanie dokumentów pomaga zapewnić, że dokumenty biznesowe można bezpiecznie zapisać i zarchiwizować. Oto podstawy związane z obrazowaniem dokumentów, w tym przechowywanie i dystrybucja zapisanych obrazów.
Obrazowanie dokumentów papierowych jest bardzo proste. Wszystko, co jest naprawdę wymagane, to skaner wysokiej jakości, kabel USB do podłączenia skanera do komputera, a następnie oprogramowanie do skanowania, które pozwoli na nazwę i przechowywanie zapisanego obrazu. Podczas gdy skanery dokumentów były nieco drogie, dobrej jakości jednostki są dziś dostępne w bardzo rozsądnych cenach. To umożliwia obrazowanie dokumentów zarówno dla firm, jak i w domu.
Po załadowaniu oprogramowania na dysku twardym, a skaner jest rozpoznawany przez system, prosto umieść dokument twarzą w dół na ekranie skanera i naciśnij klawisz Start, aby zainicjować skanowanie. Praca w mSkaner, podobny do maszyny do kopiowania, utworzy obraz dokumentu, który działa od jednego końca do drugiego. Po zakończeniu strony możliwe będzie użycie oprogramowania do nazwie zeskanowanego dokumentu, a następnie przechowywania go na dysku twardym komputera. Alternatywnie, zeskanowany dokument można załadować na CDR lub przesłać na serwer w celu przechowywania i pobierania.
Zalety skanowania dokumentów są obfite. Po pierwsze, utworzenie elektronicznej kopii cennych dokumentów zapewnia, że nawet w przypadku utraty oryginału można go odtworzyć poprzez drukowanie kopii elektronicznej. Po drugie, cenne archiwa z lat wcześniej można uchwycić i zachować, ponieważ obrazowanie dokumentów tworzy kopię, która z czasem nie zniknie, żółta ani nie będzie krucha. Na koniec obrazowanie dokumentów bardzo łatwo jest udostępniać kopie dokumentów papierowych ze zdalnymi lokalizacjami.
Na przykład, jeśli SALes Associate jest poza krajem i musi zobaczyć kopię umowy z klientem, nie ma potrzeby naliczania kosztów związanych z wykonaniem papierowej kopii i wysyłania pocztą przez usługę kurierską. Zamiast tego zeskanowany dokument może być po prostu wysyłany e -mailem lub umieszczenie w sieci, do której można uzyskać dostęp współpracownik. To, co kiedyś zajęło kilka minut, zajmuje tylko kilka minut na obrazowanie dokumentów.
Obrazowanie dokumentów zmieniło sposób, w jaki wiele firm przechowuje ważne dokumenty, a także znacznie ułatwiło pobieranie danych w razie potrzeby. Niezależnie od tego, czy dokumenty składają się ze zdjęć, kontraktów lub schematów budowania, obrazy ważnych dokumentów są zachowane i dostępne, gdy są potrzebne.