Co to jest wirtualna poczta głosowa?
Wirtualna poczta głosowa to rodzaj narzędzia komunikacji, które umożliwia tworzenie i korzystanie z konta poczty głosowej w środowisku online. Dzięki temu szczególnemu rozwiązaniu nie ma potrzeby korzystania z automatycznej sekretarki lub biurowego systemu telefonicznego z funkcją poczty głosowej. Zamiast tego wirtualne konto poczty głosowej jest skonfigurowane do łączenia się ze zdalnym serwerem, na którym przechowywane są wiadomości przychodzące. W przypadku większości aplikacji można uzyskać dostęp do tych wiadomości i przeglądać je za pomocą telefonu wyposażonego w usługę wybierania tonowego lub dowolnego komputera lub urządzenia przenośnego z dostępem do Internetu.
W przypadku wirtualnych usług poczty głosowej oferowanych obecnie przez wielu dostawców podstawowa funkcja usługi polega na możliwości przekierowywania połączeń przychodzących do usługi poczty głosowej, jeśli połączenie nie zostanie odebrane w ramach określonej liczby dzwonków. Dzwoniący jest witany i ma możliwość zostawienia wiadomości. Po zarejestrowaniu wiadomości i rozłączeniu się rozmówcy system wygeneruje powiadomienie e-mail dla klienta. Zazwyczaj wiadomość będzie zawierać podstawowe dane, takie jak data i godzina pozostawienia wiadomości. Bardziej zaawansowane wirtualne systemy poczty głosowej mogą zawierać informacje, takie jak dane identyfikujące dzwoniącego związane z wiadomością, w tym numer telefonu dzwoniącego.
Każda wiadomość przechwycona za pomocą wirtualnej poczty głosowej może zostać pobrana na więcej niż jeden sposób. Jednym z podejść jest użycie telefonu do nawiązania połączenia z serwerem poczty głosowej, wprowadzenia odpowiednich kodów dostępu i odsłuchania wiadomości za pomocą monitów wprowadzanych do klawiatury wybierania tonowego w telefonie. Inną strategią jest zalogowanie się do witryny internetowej powiązanej z usługą poczty głosowej i odsłuchanie strumienia audio wiadomości przez Internet.
Korzystanie z wirtualnej poczty głosowej w celach biznesowych jest sprytnym posunięciem, ponieważ tego rodzaju narzędzie komunikacji może być bardzo przydatne w wielu przypadkach. Pracownicy, którzy podróżują, otrzymują w odpowiednim czasie powiadomienie o wiadomości pozostawionej w poczcie głosowej i mogą skorzystać z dowolnej dogodnej metody dostępu do wiadomości. Jednocześnie, jeśli system telefoniczny firmy jest uszkodzony lub w inny sposób przestaje działać przez pewien czas, połączenia przychodzące mogą trafiać bezpośrednio na wirtualne konta poczty głosowej kluczowych pracowników. Stamtąd pracownicy mogą wykorzystywać telefony komórkowe do pobierania wiadomości i odpowiadać na wiadomości e-mail lub korzystać z usług telefonów komórkowych w celu łączenia się z dzwoniącymi.