Co to jest poczta głosowa?
Poczta głosowa to rodzaj usługi przesyłania wiadomości, która umożliwia nagrywanie, przesyłanie i przechowywanie nagranych wiadomości. Poczta głosowa, niegdyś przede wszystkim narzędzie dla korporacji i firm, jest teraz standardową funkcją w sieciach komórkowych. Chociaż poczta głosowa początkowo służyła jako podstawowa automatyczna sekretarka, która mogła obsługiwać sieć telefonów, dziś można ją zintegrować z pocztą e-mail i innymi sieciami elektronicznymi w celu stworzenia kompleksowych systemów przesyłania wiadomości.
Pochodzenie poczty głosowej jest tematem spornym; kilka firm i osób prywatnych twierdzi, że wynalazek jest dla siebie. Pierwsze patenty na urządzenia do rejestrowania telefonów sieciowych zostały wydane na przełomie lat 70. i 80. Rozwój tych innowacyjnych produktów był w dużej mierze reakcją na rosnące zaniepokojenie wydajnością biznesu; firmy, które nawiązywały i odbierały setki, a nawet tysiące połączeń dziennie, mogły mieć ogromne trudności z zapewnieniem, że wiadomości zostały poprawnie odebrane i trafiły do właściwej osoby. Poczta głosowa pozwoliła dzwoniącemu na pozostawienie szczegółowej i wyraźnej wiadomości, którą odbiorca mógł wysłuchać w czasie wolnym. Korzystając z sieci rozszerzeń telefonu dedykowanych konkretnym osobom w firmie, sekretarki mogą zapewnić, że wiadomości trafią do właściwej osoby.
Systemy wiadomości głosowych są zwykle obsługiwane za pomocą głównego komputera na miejscu lub zewnętrznego operatora dostarczonego przez firmę zewnętrzną. Podczas gdy wewnętrzne systemy są zazwyczaj bardziej konfigurowalne, sieci zewnętrzne eliminują potrzebę zrozumienia przez pracowników lub uczestników sposobu obsługi systemu. Aby korzystać z sieci na miejscu, zwykle co najmniej jedna osoba musi być przeszkolona w zakresie obsługi i zarządzania systemem, natomiast zarządzanie i utrzymanie sieci zewnętrznych jest prowadzone przez personel sieci.
Chociaż istnieją pewne różnice między dostawcami sieci, wiele systemów wiadomości głosowych jest dość prostych w konfiguracji i obsłudze. Użytkownik rejestruje wiadomość wychodzącą z podstawowymi informacjami, takimi jak imię i nazwisko oraz dodatkowe metody dotarcia do niego. Gdy połączenie jest wysyłane do poczty głosowej, dzwoniący słyszy te informacje, zanim będzie miał możliwość nagrania wiadomości dla użytkownika. Aby odsłuchać nowe wiadomości, użytkownik musi uzyskać dostęp do systemu i często wprowadzić hasło wybrane przez użytkownika. Po odtworzeniu nowej wiadomości użytkownik może zapisać lub usunąć wiadomość lub odtworzyć ją przed przejściem do następnego zapisanego nagrania głosowego.
Niektóre systemy zawierają również dodatkowe funkcje, takie jak wysyłanie powiadomień o połączeniu do innych sieci. Na przykład, pozostawiając wiadomość, osoba dzwoniąca może mieć opcję strony użytkownika. Inne zintegrowane sieci mogą umożliwić dzwoniącemu wysłanie powiadomienia e-mail lub faksu również do użytkownika. Dzięki integracji wielu systemów wiadomości osoba dzwoniąca ma większą szansę na szybkie dotarcie do informacji.
Inną ważną funkcją wielu systemów poczty głosowej jest opcja dostępu do wiadomości z zewnętrznego telefonu lub urządzenia. W tym celu zwykle musi zadzwonić pod numer dołączony do systemu wiadomości głosowych i poczekać na odtworzenie nagranej wiadomości wychodzącej. Następnie, poprzez wybranie kodu dostępu wybranego przez użytkownika lub przypisanego do sieci, można dotrzeć do wiadomości. Elastyczność systemu jest uważana przez wielu za wielką zaletę, ponieważ ludzie mogą docierać do wiadomości w sieci z dowolnego telefonu lub urządzenia mobilnego.