Como escolho o melhor software de gerenciamento de caso?
Para escolher o melhor software de gerenciamento de caso, os tomadores de decisão de uma empresa precisam primeiro avaliar suas necessidades atuais. Deve-se considerar quais tarefas de trabalho precisam ser realizadas com o software de gerenciamento de caso. É essencial realizar uma análise de lacunas entre as necessidades reais e as funções do sistema atual da empresa. Membros da equipe de consultoria, solicitação de propostas de fornecedores em potencial e avaliação de estruturas de preços e medidas de segurança integradas também fazem parte do processo.
Antes de uma empresa solicitar propostas de lances de possíveis fornecedores de software de gerenciamento de caso, ela precisa realizar uma análise do que deseja que esse software realize. Entrevistando e consultando membros da equipe diretamente envolvidos nos processos de fluxo de trabalho da empresa, a empresa pode começar a determinar o que está faltando no sistema atual. Os responsáveis pela seleção de um pacote de gerenciamento de software de caso também devem levar em consideração quaisquer posições que possam ser eliminadas ou modificadas como resultado das novas capacidades do sistema.
Pacotes de software de gerenciamento de casos diferentes geralmente podem eliminar a necessidade de determinados grupos de trabalho e tarefas de fluxo de trabalho. Os objetivos de escolher qualquer programa de gerenciamento de caso são aumentar a eficiência e alcançar algum grau de padronização. Por exemplo, algumas das funções automatizadas de entrada de dados em um aplicativo de software de gerenciamento de caso podem eliminar a necessidade de suporte administrativo de baixo nível. Se os cargos precisarem ser eliminados ou as responsabilidades redefinidas como resultado da implementação, é importante abordar essas preocupações com os funcionários antes de selecionar um programa.
Depois que uma empresa tem uma idéia do que deseja que o programa de gerenciamento de casos realize, seus tomadores de decisão podem começar a solicitar lances de possíveis fornecedores. Parte desse processo envolve pesquisar uma variedade de fornecedores e programas. Grande parte da pesquisa inicial pode ser realizada on-line, o que dará à empresa uma idéia das opções disponíveis e fornecerá informações de contato para os representantes dos fornecedores, que podem fazer uma avaliação mais aprofundada. Muitos desses aplicativos podem ser personalizados de acordo com necessidades específicas.
Como o software de gerenciamento de casos contém um banco de dados com informações relacionadas a arquivos de casos legais e médicos, as medidas de segurança internas são extremamente importantes. O nível de tecnologia de criptografia e os métodos de acesso autorizado usados por cada aplicativo serão uma consideração adicional ao selecionar um programa adequado. Também é importante pensar na compatibilidade com os sistemas de hardware de computador atuais e outros aplicativos de software corporativo que estão em uso. As curvas de aprendizado típicas também precisarão ser levadas em consideração ao selecionar um programa de gerenciamento de casos, pois os funcionários precisarão se acostumar com o novo sistema.