Como escolho o melhor serviço de folha de pagamento on-line?
Serviço de folha de pagamento on-line significa folha de pagamento sob demanda - a qualquer hora e em qualquer lugar, desde que você tenha acesso à Internet. O melhor provedor de serviço de folha de pagamento on-line deve poder processar a folha de pagamento e outros relatórios relacionados no menor tempo possível, dentro do cronograma definido ou melhor. A folha de pagamento e os relatórios devem estar livres de erros. Também deve ter o menor tempo possível para corrigir os erros que não podem ser evitados. Acima de tudo, o serviço de folha de pagamento on-line deve ser fácil de usar.
Além das considerações básicas, a escolha do provedor de serviço de folha de pagamento on-line normalmente será afetada pelas necessidades de gerenciamento de folha de pagamento da sua organização. Sua organização pode querer apenas que o sistema de folha de pagamento cuide de serviços básicos, como cálculo de salário e impostos devidos por cada funcionário, impressão e pagamento de cheques e preparação de relatórios de gerenciamento. Caso contrário, sua organização pode optar por agrupar serviços adicionais relacionados à folha de pagamento, incluindo pagamentos de impostos retidos na fonte e tratamento de preocupações com o sistema de informações de recursos humanos. Normalmente, você precisará avaliar cuidadosamente as necessidades de administração da folha de pagamento para descobrir os complementos necessários, além do serviço básico oferecido por cada provedor. Esses recursos complementares podem custar mais, a menos que o provedor os ofereça como parte de um pacote padrão.
O melhor serviço de folha de pagamento on-line geralmente deve ter um suporte superior ao cliente. O pessoal de atendimento ao cliente pode até precisar estar disponível após o horário comercial para responder às preocupações por telefone. Esse pessoal normalmente precisa ser capaz de responder prontamente a consultas por email sem a necessidade de acompanhamento, pois os problemas com a folha de pagamento são frequentemente urgentes e precisam de atenção imediata. Convém ligar para a linha direta do provedor que você está considerando em diferentes horários do dia para verificar a disponibilidade e a capacidade de resposta da equipe de atendimento ao cliente.
Realizar uma pesquisa pelo melhor provedor de serviços de folha de pagamento on-line pode ser uma tarefa crítica e pode levar muito do seu tempo. No entanto, você pode otimizar o processo de seleção contando com a experiência de seus colegas em outras organizações que estão dentro e fora do setor em que trabalha. Também existem sites organizados por profissionais de gerenciamento de recursos humanos que têm blogs discutindo suas experiências com o serviço de folha de pagamento online que eles escolheram. Alguns sites até comparam e classificam os principais fornecedores. Também é possível fazer uma demonstração ao vivo usando dados fictícios ou reais para ter uma ideia real do serviço de folha de pagamento oferecido.
Qualquer que seja o fornecedor que você escolher, normalmente você precisará ler as letras pequenas do contrato e verificar a cláusula de aumento de preço e outros termos e condições do serviço. Verifique a referência comercial para validar o histórico do fornecedor. Além disso, verifique se o provedor possui recursos suficientes para atender prontamente aos requisitos de seus clientes atuais, incluindo o seu.