Como escolho o melhor software de ordem de serviço?
O uso de formulários de pedidos em papel para uma empresa pode ser uma maneira eficaz de anular e arquivar pedidos, mas esses formulários são facilmente perdidos, confusos ou esquecidos. Com o software de ordem de serviço, todos os pedidos são criados e armazenados eletronicamente, para que sejam bem organizados e fáceis de puxar. Um bom software de ordem de serviço deve conter vários elementos essenciais para torná-lo o melhor para qualquer setor. Esses elementos incluem um sofisticado sistema de arquivamento que permite que os arquivos sejam solicitados por data, prioridade e cliente; e ferramentas de agendamento, para que o funcionário que faz a ordem de serviço possa agendar o novo trabalho ao lado dos trabalhos existentes. Um sistema de relatório que informe aos administradores que estão trabalhando no trabalho e o andamento desse trabalho também é valioso, assim como os recursos móveis, se a empresa tiver trabalhadores em campo.
Depois que um pedido é feito, ele é arquivado eletronicamente no software da ordem de serviço. Se o software não possui um sistema sofisticado de arquivamento, é possível que os administradores percam o pedido. Bons programas terão a capacidade de exibir todos os pedidos de acordo com o momento em que foram feitos, sua prioridade e o cliente. Isso permite que os administradores examinem rapidamente todas as ordens de serviço e garantam que todo o trabalho seja concluído e não esquecido.
Na maioria das empresas baseadas em serviços, o agendamento é tudo, porque os clientes desejam o serviço mais rápido e eficiente. As ferramentas de agendamento no software de ordem de serviço ajudarão o administrador a verificar todos os trabalhos existentes e a agendar um novo trabalho para uma determinada data e hora e, possivelmente, até um determinado trabalhador. Ao manter um cronograma abrangente, a empresa pode ter certeza de que todos os trabalhos estão sendo realizados na ordem mais rápida.
O software de ordem de serviço com recursos de relatório permite que os usuários visualizem pedidos com base no progresso, na quantidade de dinheiro ganho em cada trabalho e em quem trabalhou no pedido. Uma vantagem desse recurso é que os administradores podem relatar o desempenho - ou quão ruim - a empresa está, com base no número de trabalhos e na quantidade de dinheiro que está sendo feita. Isso também ajuda a empresa a ver como os trabalhos estão sendo realizados, com base no tempo que leva para que os trabalhos sejam concluídos. Se algo for feito errado em um trabalho, esse recurso de relatório também permitirá que os administradores verifiquem quem foi atribuído ao pedido, para que sejam tomadas medidas contra o funcionário apropriado.
O software de ordem de serviço com recursos móveis será útil para empresas que possuem trabalhadores em campo, mas provavelmente não para quem trabalha com pedidos exclusivamente internamente. Com os recursos móveis, o programa de ordem de serviço pode enviar informações sobre o trabalho ao telefone móvel do funcionário. Dessa forma, se houver um novo trabalho ou se algo mudar no trabalho atual, o funcionário poderá ser informado rapidamente.