Como me preparo para uma auditoria da folha de pagamento?
A preparação adequada para uma auditoria da folha de pagamento inclui um entendimento completo do que consiste a revisão e muitas vezes inclui a obtenção de consultoria jurídica. Também envolve os empregadores, identificando cada pessoa que prestou serviços para eles e categorizando essas pessoas sob o status de funcionário ou não. Para ajudar a evitar conseqüências legais, é importante que todos os empregadores fiquem no controle de seus processos de folha de pagamento, o que inclui a comparação contínua de relatórios de folha de pagamento a livros contábeis gerais, bem como a revisão de reconciliações bancárias. Muitos empregadores enfrentam consequências de uma auditoria da folha de pagamento porque não possuem documentação adequada para os funcionários que cumprem mais de uma função, tornando importante para os empregadores entender os limites e legalidades da separação.
Existem várias razões pelas quais uma auditoria da folha de pagamento pode ocorrer, e muitas empresas começam sua preparação localizando e mantendo assessoria jurídica. Durante uma auditoria da folha de pagamento, uma entidade terceirizada informa à empresa que uma auditoria será realizada. Ao fazer isso, isso fornece à empresa que está sendo auditada com tempo para se preparar. O aconselhamento jurídico ajuda as empresas a entender quais documentos devem e não devem ser entregues ao terceiro que realiza a auditoria.
Como parte de uma auditoria da folha de pagamento inclui o empregador que fornece a documentação de cada um de seus funcionários, é importante entender a verdadeira definição de funcionário. Um funcionário é considerado alguém que executou serviços para a empresa; no entanto, em alguns casos, existem brechas que permitem ao empregador não reconhecer uma pessoa como empregado. Isso inclui quando uma pessoa está no negócio por si mesma, bem como pelas pessoas que são vendedores diretos.
Também é importante que os empregadores entendam como classificar os funcionários que cumprem mais de uma função. Quando isso ocorre, os empregadores devem ter documentação que registre com precisão quantas horas cada funcionário trabalhou em cada função. Se a documentação não for mantida, o salário total de cada funcionário será cobrado de acordo com o cargo que possui a classificação mais alta.
A entidade que realiza a auditoria também deseja garantir que a empresa que está sendo auditada tenha relatórios de folha de pagamento que correspondam aos seus livros contábeis. Para se preparar para essa parte da auditoria da folha de pagamento, as empresas devem sempre comparar as despesas brutas da folha de pagamento, os valores líquidos dos cheques e quaisquer impostos retidos nos cheques dos funcionários com todos os números em suas contas gerais. Além disso, para ajudar na preparação da auditoria, é benéfico comparar os relatórios da folha de pagamento e os livros contábeis gerais com reconciliações bancárias. A comparação de todos esses números ajuda o empregador a garantir que não haja alterações nos cheques dos funcionários.