Como evito o desfalque de funcionários?
A apropriação indébita de funcionários ocorre quando um funcionário rouba fundos confiados de seu empregador. Esse crime comum costuma ser difícil de detectar, pois muitos fraudadores trabalham muito para encobrir seus rastros. Para reduzir a oportunidade de desvio de funcionários, é necessário empregar um plano cuidadoso de segurança com várias salvaguardas em vigor.
A prevenção do desfalque dos funcionários começa na mesa de entrevistas. Se um empregador em potencial gosta do currículo e da personalidade de um candidato, ele ou ela não pode se preocupar em verificar referências ou realizar uma verificação de antecedentes de qualquer tipo. Como os fraudadores tendem a deixar um rastro suspeito de emprego em emprego, é muito importante que todos os novos contratados em potencial tenham referências que possam falar com a honestidade do candidato. Nas posições em que o funcionário terá acesso a caixas registradoras, depósitos ou outros fundos, também pode ser aconselhável executar verificações de rotina de todos os funcionários em potencial para verificar se existe um histórico passado de atividade criminosa.
Embora uma pesquisa de base razoável possa ajudar a eliminar algum potencial desfalque dos funcionários, ela não pode remover totalmente o risco. Para reduzir ainda mais as chances de roubo interno, torna-se necessário criar um sistema de segurança escrupuloso que elimine a maior parte da oportunidade de peculato. Nenhum funcionário deve ter acesso a todos os fundos e, se possível, todos os relatórios e depósitos financeiros devem exigir pelo menos dois funcionários para avaliar e assinar a documentação de forma independente.
A auditoria interna pode ser uma boa maneira de reduzir o risco de desvio de funcionários. A realização de uma auditoria trimestral usando uma empresa independente pode rapidamente mostrar qualquer sinal de apropriação indébita ou falta de fundos. Alguns especialistas recomendam manter as auditorias aleatórias, em vez de seguir um cronograma rigoroso, já que um fraudador pode ser capaz de cobrir seus rastros se souber que uma auditoria está programada com antecedência. A auditoria interna também pode ter o benefício de apontar falhas em um sistema de segurança interna ou problemas com a eficiência do departamento; portanto, uma política regular de auditoria pode ser benéfica para a empresa de várias maneiras.
Embora cautela e segurança sejam preocupações importantes, as medidas tomadas para eliminar o desfalque dos funcionários podem sair pela culatra se os funcionários forem acusados erroneamente ou se sentirem violados, espionados ou desrespeitados pelas políticas de segurança. A imposição de medidas extremas, como vigilância constante das câmeras ou mentir sobre políticas de segurança para "prender" ladrões, pode destruir o moral e a confiança dos funcionários e levar a um ambiente de trabalho muito desagradável. Se os funcionários sentirem hostilidade em relação à empresa por comportamento desonesto ou desrespeitoso, eles poderão ter mais motivação para cometer crimes ou não denunciar atividades suspeitas de outro funcionário.