Como escrevo uma carta de satisfação do cliente?
Uma carta de satisfação do cliente deve incluir informações detalhadas sobre a situação e a resolução desejada, seja um elogio para um funcionário que foi além ou além ou substituição de um produto defeituoso. As cartas de feedback dessa natureza devem ser concisas, pois o pessoal pode precisar ler um grande número em um determinado dia. Também é importante fornecer informações de contato para que a empresa possa responder.
Se uma experiência foi positiva ou negativa, ajuda a fornecer o máximo de informações possível, incluindo a data, hora e localização do evento. A carta de satisfação do cliente também deve detalhar a transação que ocorreu e nomear os membros da equipe envolvidos, se possível. Qualquer outra informação relevante deve ser incluída para que a empresa tenha uma visão geral completa do que aconteceu e quem estava envolvido.foi feito na época. Uma carta de satisfação do cliente pode indicar que o cliente pediu assistência a um supervisor, por exemplo, ou apontou um problema com um reparo defeituoso para a pessoa de reparo e não recebeu uma resposta. Se o escritor de cartas entrou em contato com mais alguém na empresa e não obteve um resultado satisfatório, isso também deve ser discutido.
Depois que a informação é apresentada em um a dois parágrafos, o escritor de cartas pode incluir um parágrafo para discutir que tipo de resolução é desejada. Isso pode ser um reembolso, um voucher, um reparo ou outra resolução. A carta de satisfação do cliente não deve ser irracional, mas deve esclarecer os objetivos do cliente. Em uma situação em que um cliente deseja uma compensação adicional, como a substituição de um componente elétrico que falhou porque um protetor de surto não funcionou corretamente, o cliente deve fornecer documentação comorecibos para fazer backup dessa reivindicação.
Quando uma carta de satisfação do cliente expressa prazer com o nível de serviço, pode ser útil oferecer um pouco de informações sobre por que o cliente está satisfeito. Esse feedback pode ser transmitido ao funcionário e também pode ser levado em consideração no treinamento dos funcionários e nas políticas da empresa. Se, por exemplo, um atendente de cabine fez um voo de avião particularmente agradável, pode ajudar a saber por que, para que a companhia aérea possa recomendar que outros comissários de bordo sigam o exemplo.
No final da carta de satisfação do cliente, o escritor pode incluir informações de contato. Se cópias forem enviadas a mais alguém, isso poderá ser observado com um CC: e as informações de contato de outros destinatários. É aconselhável reler a carta para qualquer erro antes de enviar e ajuda a manter o idioma neutro, pois as empresas podem desconsiderar queixas abusivas ou agressivas.