O que são procedimentos de compras?
Toda organização que compra bens ou serviços possui procedimentos de compras padrão , os métodos que eles usam para adquirir essas coisas. Esses procedimentos abrangem todos os aspectos do ciclo de compras, incluindo a seleção do fornecedor, negociações de contratos, colocação e pagamento de pedidos. Todas as empresas possuem procedimentos de aquisição e são usados para controlar a atividade de gastos, garantir que as aprovações apropriadas estejam em vigor e reduza o risco de pagamento em excesso. A atividade de compras ou compra abrange todas as atividades de gastos, excluindo a folha de pagamento e geralmente representa mais de 50 % de todas as despesas.
A principal força motriz para o desenvolvimento de procedimentos de compras é controlar todos os gastos. Os procedimentos reais utilizados podem variar um pouco, mas serão semelhantes. Um processo de aprovação apropriado geralmente envolve uma separação de tarefas e o envolvimento de gerentes seniores para transações que custarão mais do que um preço específico. Outro procedimento de compra padrãodeve limitar o acesso aos formulários de pedido de compra e exigir autorização assinada de um gerente que não seja a pessoa que usa as mercadorias. Essa separação do destinatário de mercadorias e a aprovação são projetadas para garantir que um membro da equipe sênior esteja ciente do pedido e possa confirmar que os materiais são necessários e serão usados para o objetivo adequado.
Outro procedimento comum de compras é criar uma pequena lista de fornecedores pré-aprovados para mercadorias específicas. Os fornecedores são adicionados à lista por meio de um processo de licitação realizado em uma base programada. Esse processo foi projetado para ser transparente e fornecer à empresa a oportunidade de obter descontos em preço, atender aos padrões de qualidade e garantir a pontualidade da entrega.
Os riscos para uma empresa sem procedimentos adequados de compras são gastos excessivos, a falha em obter um bom valor e a compra de fraudes. Muitas pessoas que não haQualquer treinamento em contabilidade ou compras ressentir -se das etapas envolvidas em uma solicitação de compra. Esses processos, no entanto, foram projetados para economizar tempo e dinheiro.
Outros procedimentos de compras comuns incluem definir limiares de valor que acionam diferentes atividades de compras. Por exemplo, as compras que custam mais de um determinado valor podem exigir que um pedido de compra seja aprovado por dois níveis de gerenciamento. Um pedido de compra por um preço muito mais alto pode exigir que uma proposta seja emitida.
Em alguns casos, as empresas podem ser obrigadas a defender seus contratos de compra. Se um fornecedor que participou do processo de licitação achar que não recebeu uma oportunidade justa de competir, uma ação pode ser movida. A lei contratada é uma fonte de muita atividade legal, e empresas com fortes procedimentos de compras estão na melhor posição para defender suas decisões de negócios.