Quais são algumas estratégias para ajudar a gerenciar o fluxo de trabalho?

O fluxo de trabalho refere-se à ordem em que o trabalho é executado e, se for gerenciado com êxito, é possível aumentar a lucratividade. O tempo economizado pode resultar em custos operacionais reduzidos e aumento de receita. Estratégias eficazes que ajudam a gerenciar o fluxo de trabalho incluem planejamento lógico, gerenciamento de tempo e responsabilidade dos funcionários.

Selecione apenas as etapas lógicas a serem realizadas no sistema de fluxo de trabalho. Uma etapa é chamada de atividade no idioma do gerenciamento de fluxo de trabalho. Uma pessoa ou uma máquina conclui cada atividade para gerenciar o fluxo de trabalho. O supervisor ou gerente deve comunicar as atividades do fluxo de trabalho precisamente, para que todos entendam exatamente o que fazer e como eles devem gerenciar o fluxo de trabalho. A ordem de trabalho e as atividades devem ser escritas como um gráfico simples para maior clareza.

O gerenciamento de tempo é uma estratégia importante para ajudar a gerenciar o fluxo de trabalho. Por exemplo, o tempo planejado para verificar e-mails ou fazer chamadas telefônicas permite menos interrupções no fluxo de trabalho do que parar a cada poucos minutos para realizar tarefas tão pequenas, mas que consomem muito tempo. A estratégia organizacional também é uma boa maneira de gerenciar o fluxo de trabalho, realizando atividades no sistema de fluxo de trabalho sem perder tempo procurando materiais necessários para concluir os projetos. Além disso, apenas um projeto de cada vez deve ocupar o espaço da mesa. Outros projetos podem ser rotulados e armazenados longe da mesa principal - talvez em uma cesta de entrada / saída rotulada com datas-limite.

A responsabilidade, como parte do sistema de fluxo de trabalho, ajuda a gerenciar o fluxo de trabalho ao estabelecer um padrão de trabalho. Aqueles que executam as atividades devem assumir a responsabilidade pela forma como gerenciam o fluxo de trabalho para concluir todas as atividades necessárias para realizar seus trabalhos. No entanto, se se espera que um funcionário gerencie o fluxo de trabalho para um determinado padrão, ele ou ela deve estar envolvido na definição de metas relacionadas ao desempenho do fluxo de trabalho. O supervisor ou gerente também deve ajudar a desenvolver e monitorar o progresso do funcionário.