Quais são os princípios básicos da preparação da folha de pagamento?

Todos os empregadores, grandes ou pequenos, devem fornecer o pagamento periódico de salários, comissões e salários a seus funcionários. Um trabalho complexo nos Estados Unidos, a preparação da folha de pagamento de uma empresa consiste em várias tarefas diferentes, incluindo a verificação da remuneração devido aos funcionários, cálculo de renda e impostos sobre folha de pagamento a serem retidos por pagamento e o cálculo de outros valores a serem retidos. Embora aparentemente uma tarefa mundana que seja os elementos básicos permaneça inalterada de uma semana para a próxima, a preparação da folha de pagamento é um elemento absolutamente crítico do sucesso de qualquer empresa, porque os problemas com a folha de pagamento levam a um declínio dramático no moral dos funcionários. Os funcionários assalariados são os mais fáceis de pagar, porque recebem a mesma quantia a cada semana. Os funcionários por hora geralmente registram o tempo em que começam e terminam o trabalho em um sistema de cronometragem, e esses registros são usados ​​para CAcalcular seu salário. Um fator complicador no cálculo do salário por hora é horas extras, pago apenas a funcionários por hora, mas a uma taxa mais alta do que o pagamento regular. Os funcionários comissionados geralmente são pagos com base em suas vendas, o que exige que os números de vendas relevantes para cada vendedor sejam fornecidos ao departamento de folha de pagamento em tempo hábil. Os cálculos da comissão podem ser complicados quando os vendedores trabalham juntos em uma venda e dividem a comissão, bem como por diferentes taxas de comissão para diferentes produtos.

Alguns empregadores também fazem adições ao salário de seus funcionários, na forma de bônus, pagamento de férias, pagamento de férias e pagamento por doença, que são tributáveis ​​e reembolso de despesas comerciais, que geralmente não são tributáveis. Outros ajustes no salário dos funcionários que podem ser processados ​​por meio de uma folha de pagamento são o reembolso das despesas de mudança e o pagamento de carros e gasolina allowâncias. Também existem diferentes acordos feitos para regularizar a compensação de vendedores comissionados para ajudá -los a lidar com os extremos de salário periódico alto e baixo que caracterizam a compensação de vendedores comissionados.

Depois que a renda para cada funcionário for verificada, a retenção e as deduções deve ser calculada. Os impostos sobre a folha de pagamento para Seguro Social, Medicare, desemprego, deficiência e compensação dos trabalhadores devem ser retidos de todos os salários sujeitos a requisitos e limites estatutários, e o imposto de renda deve ser retido do salário de todos os funcionários cujo salário excede um limite estatutário. Deduções voluntárias, como prêmios de seguro de saúde, contribuições para contas de poupança de aposentadoria, contas de gastos flexíveis e outros itens também devem ser calculados. Um elemento importante da preparação da folha de pagamento é determinar quais ajustes, sejam deduções ou adições, ocorrem antes do cálculo e retenção de imposto de renda e que tomam PLAce depois. Um erro ao fazer essa determinação pode levar a conseqüências tributárias problemáticas para o funcionário.

Depois que a folha de pagamento estiver completamente preparada, ela deve ser processada. O processamento e a produção da folha de pagamento se tornaram um processo altamente automatizado nos Estados Unidos, com muitas folhas de pagamento processadas por empreiteiros de terceiros. Seja feito internamente ou por um empreiteiro de terceiros, o processo gera contracheques de papel individuais, bem como depósitos diretos às contas bancárias dos funcionários. Além disso, a preparação da folha de pagamento inclui a criação de declarações detalhadas e resumidas para o depósito de valores necessários para cobrir os cheques e depósitos diretos, bem como para impostos e outros pagamentos às agências governamentais ou operadoras de seguros apropriadas. Os responsáveis ​​pela preparação da folha de pagamento devem fornecer essas informações ao departamento de finanças ou contas do empregador, cujo trabalho é garantir que os fundos para pagar os funcionários estejam disponíveis e depositados adequadamente. ProcA ESSING Uma folha de pagamento também inclui acumular os dados necessários para as demonstrações financeiras periódicas da Companhia e para produzir declarações fiscais de final de ano dos funcionários. Cada folha de pagamento é única e deve estar de maneira adequada e minuciosa antes de ser processada, seja interna ou por terceiros.