Quais são os benefícios de um sistema de arquivamento digital?
Os benefícios de um sistema de arquivamento digital são numerosos e incluem custos reduzidos para a empresa, benefícios para o meio ambiente e maior facilidade de classificação e localização e movimentação de documentos. O processo inicial de configuração de um sistema de arquivamento digital pode ser um pouco mais desafiador, mas muitos escritórios acham que um escritório sem papel, ou mesmo um escritório semi-papo, é benéfico para a empresa ao longo do tempo. Outro dos benefícios de um sistema de arquivamento digital como esse é que ele permite que o escritório opere em um ambiente menor, porque uma grande parte do espaço não é necessária para armazenar documentos em um sistema de arquivamento de papel.
Um sistema de arquivamento digital, no qual documentos em papel são digitalizados em um computador ou simplesmente criados no computador em primeiro lugar, podem ser estabelecidos em muitos ambientes de escritório diferentes. Os documentos podem ser impressos, se necessário, como por correio para um cliente, mas, caso contrário, os funcionários do escritório podem acessar os documentos no computador sem precisaro desperdício de papel. Cortar o uso de papel e impressora pode salvar a empresa muito dinheiro. Além disso, é muito mais benéfico para o meio ambiente; Mesmo que um escritório recicle a maior parte de seu artigo, a produção de papel ainda causa danos ao meio ambiente.
O armazenamento de um sistema de arquivamento digital ocorre inteiramente em discos rígidos. Isso permite que milhares de documentos sejam armazenados em uma pequena área, economizando um espaço valioso de escritório. Os discos rígidos continuam aumentando no tamanho do armazenamento enquanto diminuem o tamanho físico, o que é mais um benefício. Além disso, cópias de documentos podem ser backup em vários outros discos rígidos em locais separados para fins de segurança e podem ser mais seguros através do uso de ferramentas como senhas e criptografia. Pesquisar e puxar documentos se torna muito mais fácil.
Realizar uma pesquisa em um disco rígido normalmente leva apenas, no máximo,alguns minutos. O documento pode ser facilmente acessado e modificado, enviado por e -mail ou impresso conforme necessário. Algumas empresas acham que não podem ficar totalmente sem papel, mas mesmo cortando o uso do papel, como o uso de um sistema de arquivamento digital para armazenar documentos mais novos, podem fazer a diferença. Os escritórios que desejam implementar um sistema de arquivamento digital precisarão obter ferramentas adicionais, como scanners, e pode levar uma quantidade considerável de tempo para converter documentos em formulários digitais, mas uma vez que o sistema é configurado, ele se torna relativamente fácil de manter.