Quais são os benefícios de um sistema de arquivamento digital?
Os benefícios de um sistema de arquivamento digital são numerosos e incluem custos reduzidos para a empresa, benefícios para o meio ambiente e maior facilidade de classificação e localização e movimentação de documentos. O processo inicial de criação de um sistema de arquivamento digital pode ser um pouco mais desafiador, mas muitos escritórios acham que um escritório sem papel, ou mesmo um escritório sem papel, é benéfico para a empresa ao longo do tempo. Outro dos benefícios de um sistema de arquivamento digital como esse é que ele permite que o escritório opere em um ambiente menor, porque não é necessário muito espaço para armazenar documentos em um sistema de arquivamento em papel.
Um sistema de arquivamento digital, no qual os documentos em papel são digitalizados em um computador ou simplesmente criados no computador, pode ser estabelecido em diversos ambientes de escritório. Os documentos podem ser impressos, se necessário, como para serem enviados por correio a um cliente, mas, caso contrário, os funcionários do escritório podem acessar os documentos no computador sem precisar desperdiçar papel. Reduzir o uso de papel e impressora pode economizar muito dinheiro para a empresa. Além disso, é muito mais benéfico para o meio ambiente; mesmo que um escritório recicle a maior parte de seu papel, a produção de papel ainda causa danos ao meio ambiente.
O armazenamento de um sistema de arquivamento digital ocorre inteiramente em discos rígidos. Isso permite que milhares de documentos sejam armazenados em uma pequena área, economizando um espaço valioso no escritório. Os discos rígidos continuam aumentando no tamanho do armazenamento enquanto diminuem no tamanho físico, o que é outro benefício. Além disso, é possível fazer backup de cópias de documentos em vários outros discos rígidos em locais separados por motivos de segurança e tornar-se mais seguro com o uso de ferramentas como senhas e criptografia. Pesquisando e puxando documentos se torna muito mais fácil.
Realizar uma pesquisa em um disco rígido normalmente leva apenas, no máximo, alguns minutos. O documento pode ser facilmente acessado e modificado, enviado por email ou impresso, conforme necessário. Algumas empresas acham que não podem ficar totalmente sem papel, mas mesmo reduzir o uso de papel, como usar um sistema de arquivamento digital para armazenar documentos mais recentes, pode fazer a diferença. Os escritórios que desejam implementar um sistema de arquivamento digital precisarão obter ferramentas adicionais, como scanners, e pode levar uma quantidade considerável de tempo para converter documentos em formulários digitais, mas depois que o sistema for configurado, torna-se relativamente fácil de manter.