Quais são as melhores dicas para o gerenciamento de dívidas incobráveis?
O gerenciamento de dívidas incobráveis é uma tarefa que praticamente todas as empresas precisam lidar para proteger seus interesses e permanecer uma operação viável. Dívidas desse tipo incluem quaisquer obrigações de clientes que provavelmente permanecerão incobráveis e, por fim, serão baixadas como perdas. Para reduzir ao mínimo as dívidas incobráveis e impedir que a empresa seja prejudicada por inadimplências, é importante qualificar os clientes antes de negociar com eles, ter uma estratégia de cobrança agressiva e também criar algum tipo de reserva financeira que pode compensar qualquer dívida que seja, em última análise, incobrável.
Uma das melhores maneiras de estruturar uma estratégia de gerenciamento de dívidas incobráveis é executar verificações de crédito nos clientes antes de conceder privilégios de crédito a eles. Ao analisar a situação financeira de um cliente em potencial, a empresa pode determinar se o cliente atende aos critérios básicos necessários para estender uma linha de crédito ou mesmo se é provável que o cliente em potencial pague faturas mensais em um período de tempo razoável. Se houver indicações de que é mais provável que o cliente deixe de pagar, a empresa pode optar por exigir que os bens e serviços sejam pagos no momento da entrega, ou colocar limites em quanto crédito é concedido a esse cliente.
Além de estabelecer qualificações no front-end, o gerenciamento de dívidas incobráveis também exige a criação e manutenção de um processo de cobrança viável. Aqui, a idéia é ter etapas específicas que são iniciadas à medida que a obrigação da dívida envelhece. Normalmente, isso incluirá lembretes quando a dívida ultrapassar as marcas de 30, 60 e 90 dias, com contatos telefônicos começando a ocorrer quando a dívida tiver aproximadamente 45 dias. Caso os esforços internos de cobrança não sejam bem-sucedidos, entregar a dívida a uma agência de cobrança está optando por amortizar, pois a dívida incobrável é normalmente o próximo passo. Se a agência de cobrança recuperar a dívida em aberto, ela sempre poderá ser novamente registrada nos livros contábeis da empresa em uma data posterior.
Haverá situações em que o processo de gerenciamento de dívidas incobráveis envolve dívidas que nunca serão pagas, como no caso de uma falência do devedor. Aqui, a dívida deve ser tomada como uma baixa de negócios para reivindicar qualquer tipo de benefício fiscal da perda. Em muitos casos, as empresas criam uma conta especial conhecida como conta de inadimplência ou conta amortecida que ajuda a compensar parte dessa perda. As contas de amortecimento são financiadas com lucros excedentes e normalmente representam uma porcentagem de quaisquer recebíveis atuais acima da marca de 90 dias. Com esse fundo de gerenciamento de dívidas incobráveis, a empresa possui reservas que ajudam a compensar a dívida quando todos os esforços de cobrança falham e não há chance real de cobrar a dívida do cliente.