Quais são as melhores dicas para melhoria de processos de negócios?
A melhoria dos processos de negócios depende do entendimento, comunicação e atualizações e inovações contínuas. Um processo de negócios é uma prática na qual várias entradas trabalham juntas para produzir uma saída. Portanto, um processo pode ser qualquer coisa, desde a entrega de um serviço até o processamento da folha de pagamento. Construir mapas de processos de negócios, incentivar a comunicação interdepartamental e usar a tecnologia para fornecer atualizações do status do processo são maneiras de melhorar potencialmente o processo de negócios.
Como um exemplo macro de melhoria de processos de negócios, imagine uma empresa que deseja diminuir as altas taxas de rotatividade de funcionários. O processo que precisa ser aprimorado, portanto, é o primeiro ano de experiência dos funcionários. O gerente deseja diminuir esse número e aumentar a lealdade da empresa. Para fazer isso, ele precisa entender o problema, incentivar a comunicação e manter-se atualizado sobre o status do processo.
Em um processo comercial, é importante entender o problema e não apenas corrigir os sintomas. As melhores decisões geralmente são bem informadas e isso é o mesmo para a melhoria dos processos de negócios. O gerente que trabalha para diminuir a rotatividade de funcionários, corrigindo os sintomas, pode oferecer pacotes de remuneração mais altos como incentivo aos funcionários. Após seis meses, esse gerente pode perceber que os números não melhoraram significativamente e que perdeu tempo e dinheiro tentando implementar essa estratégia sem entender a verdadeira natureza do problema.
Na melhoria dos processos de negócios, a comunicação é fundamental e deve ser aberta e incentivada, especialmente em processos interdepartamentais. Usando a comunicação aberta, o gerente pode perguntar aos novos funcionários e gerentes de novos contratados o que eles acham que causa uma alta rotatividade, por exemplo. O gerente pode receber informações indicando que os novos contratados não sentem que são considerados valiosos ou que seus gerentes se concentraram o suficiente no treinamento.
Manter as linhas de comunicação abertas pode ser útil para encontrar soluções inovadoras para o problema. As sessões de brainstorming podem sugerir que mais sessões de treinamento e avaliações pessoais sejam agendadas com novas contratações. A implementação de tais mudanças pode aumentar a lealdade dos funcionários e resultar em menos rotatividade, melhorando o processo de negócios.
A compreensão do problema pode tornar as estratégias de melhoria mais eficazes, mas a melhoria do processo é um processo contínuo. Gerentes de processo eficazes revisam e inovam mesmo após a solução do problema. Continuar as soluções no exemplo - implementação de uma nova pesquisa de contratação e fazer perguntas para determinar preocupações ou locais para melhorias - pode ajudar a manter o gerente a par dos possíveis problemas, permitindo que ele encontre soluções com antecedência.
O mapeamento de processos de negócios também pode fornecer uma maneira de entender melhor os processos enquanto aumenta a comunicação. Os mapas de processos fornecem representações visuais passo a passo dos processos de negócios para ajudar a otimizar o gerenciamento de processos. As representações visuais facilitam a conceituação de processos e encontram espaço para melhorias. As equipes que constroem os mapas do processo geralmente vêm de vários estágios do processo e podem fornecer informações essenciais de várias perspectivas para ajudar na melhoria.
A tecnologia, quando adequadamente selecionada e mantida, também pode melhorar o gerenciamento de processos de negócios. A automação de tarefas domésticas ou administrativas, por exemplo, pode armazenar informações com eficiência, diminuir erros humanos e melhorar a eficiência. Os sistemas de gerenciamento automatizados também podem ajudar a aumentar o controle sobre os processos e aumentar a visibilidade das operações.