Quais são as melhores dicas para retenção de registros comerciais?
Empresas grandes e pequenas são frequentemente confrontadas com o desafio de manter um sistema organizado de retenção de registros de negócios. Geralmente, os documentos comerciais são mantidos até as limitações de horário locais ou regionais estipuladas. Conhecer os requisitos para o que manter e por quanto tempo é considerado crucial para ter um sistema de registros adequado.
O tamanho da empresa geralmente determina a profundidade de um sistema de retenção de registros comerciais. Alguns dos documentos comerciais mantidos incluem registros fiscais e arquivos pessoais. Os registros financeiros geralmente mantidos por uma empresa são despesas operacionais, compras de capital, recebimentos de vendas e ativos imobiliários.
Uma empresa deve verificar os requisitos de retenção de registros comerciais aplicáveis na jurisdição que regula o setor da empresa. Os requisitos nos Estados Unidos para retenção de registros comerciais relacionados a impostos são que os documentos comerciais sejam mantidos por pelo menos três anos. Alguns requisitos de receita podem exigir a manutenção de registros financeiros, mesmo após o tempo recomendado.
Os registros de pessoal geralmente são mantidos por pelo menos quatro anos. Esses e outros registros são mantidos em um local seguro, especialmente aqueles que contêm informações particulares sobre funcionários antigos e atuais. Registros completos de quando os impostos sobre a folha de pagamento foram arquivados e pagos são normalmente mantidos.
Na maioria dos casos, os registros financeiros são mantidos por um período mínimo de sete anos. Declarações de instituições financeiras, listas de inventário e declarações de renda anuais são alguns dos tipos de documentos que podem ser incluídos. Manter bons registros financeiros pode minimizar a exposição de uma empresa a questões legais.
As empresas também podem achar que ter um sistema de purga para se livrar de documentos comerciais antigos ou irrelevantes é benéfico. Uma política para um sistema de retenção de registros comerciais pode ajudar a simplificar o processo e garantir que todos os funcionários sigam as mesmas práticas. Geralmente, isso faz parte do processo de manutenção de registros comerciais adequados.
Geralmente, é uma boa idéia ter espaço de armazenamento adequado se os documentos comerciais forem mantidos no local. Também é uma prática geral manter um arquivo eletrônico de registros comerciais. Dessa forma, os documentos pertinentes ainda estão acessíveis e a empresa pode evitar o desligamento caso um incêndio ou outro desastre destrua documentos comerciais em papel.
A maioria das empresas pode optar por usar uma empresa de gerenciamento de armazenamento de registros. Isso tem o potencial de liberar o tempo da organização para se concentrar em questões relacionadas aos negócios, e não no gerenciamento da retenção de registros de negócios. Quaisquer possíveis preocupações com a terceirização do sistema de retenção de registros comerciais podem ser reduzidas. Uma empresa respeitável geralmente descreve seus recursos e práticas de segurança para manter documentos comerciais.