Quais são as melhores dicas para retenção de registros de negócios?
As empresas grandes e pequenas são frequentemente confrontadas com o desafio de manter um sistema de retenção de registros de negócios organizado. Geralmente, os documentos comerciais são mantidos até as limitações de tempo local ou regional estipuladas. Conhecer os requisitos para o que manter e por quanto tempo é considerado crucial para ter um sistema de registros adequado.
O tamanho da empresa geralmente determina a profundidade de um sistema de retenção de registros de negócios. Alguns dos documentos comerciais mantidos incluem registros de impostos e arquivos de pessoal. Os registros financeiros geralmente mantidos por uma empresa são despesas operacionais, compras de capital, recebimentos de vendas e ativos de propriedade. Os requisitos nos Estados Unidos para retenção de registros de negócios relacionados a impostos são que os documentos comerciais sejam mantidos por pelo menos três anos. Alguns requisitos de receita podem exigir manter o FIRegistros financeiros mesmo após o tempo recomendado.
Os registros de pessoal geralmente são mantidos por pelo menos quatro anos. Esses e outros registros são mantidos em um local seguro, especialmente aqueles que contêm informações privadas sobre funcionários passados e atuais. Os registros completos de quando os impostos sobre a folha de pagamento foram arquivados e pagos são normalmente mantidos.
Na maioria dos casos, os registros financeiros são mantidos por um mínimo de sete anos. Declarações de instituições financeiras, listas de inventário e declarações anuais de renda são alguns dos tipos de documentos que podem ser incluídos. Manter bons registros financeiros pode minimizar a exposição de uma empresa para questões legais.
As empresas também podem achar que ter um sistema de purga para se livrar de documentos comerciais antigos ou irrelevantes é benéfico. Uma política para um sistema de retenção de registros de negócios pode ajudar a otimizar o processo e garantir que todos os funcionários sejam folbaixando as mesmas práticas. Isso geralmente é uma parte contínua do processo para manter registros comerciais adequados.
Geralmente, é uma boa idéia ter espaço de armazenamento adequado se os documentos comerciais forem mantidos no local. Também é uma prática geral manter um arquivo eletrônico de registros comerciais. Dessa forma, documentos pertinentes ainda estão acessíveis e os negócios podem evitar um desligamento, caso um incêndio ou outro desastre destrua documentos de negócios em papel.
A maioria das empresas pode optar por usar uma empresa de gerenciamento de armazenamento de registros. Isso tem o potencial de liberar o tempo da organização para se concentrar em questões relacionadas aos negócios, em vez do gerenciamento da retenção de registros de negócios. Quaisquer possíveis preocupações com a terceirização do sistema de retenção de registros de negócios podem ser reduzidas. Uma empresa respeitável geralmente descreve seus recursos e práticas de segurança para manter os documentos de negócios.