Quais são as melhores dicas para o planejamento da conferência?
Planejar uma conferência de negócios não é algo que acontece da noite para o dia. Existem locais para reservar, patrocinadores para se reunir e os palestrantes para se envolver. Também existem pequenos detalhes, como onde os participantes permanecerão na cidade, quais refeições são fornecidas e um mundo de outros assuntos que devem ser abordados se a conferência for um sucesso. Se você está prestes a se envolver na tarefa de conferência de planejamento, aqui estão algumas coisas a serem lembradas.
Primeiro, nunca suponha que você possa lidar com todos os detalhes. De fato, é altamente provável que você não consiga fazer uma lista completa de tudo o que deve ser organizado sem alguma assistência. Por esse motivo, sua primeira tarefa como planejador de conferências deve ser a montagem de um comitê de planejamento. Geralmente, um grupo de cinco a seis indivíduos é suficiente para reunir uma conferência anual para entre cem e quinhentos participantes. O comitê como um todo tem muito mais probabilidade de cobrir todas as bases e tornar possível to abordar todos os aspectos -chave da reunião com antecedência.
Juntamente com a montagem do seu comitê, é extremamente importante começar a fazer os preparativos o mais rápido possível. Realmente não importa se a conferência de negócios está a oito meses. Especialistas em planejamento da conferência geralmente começam a trabalhar em um próximo evento dez a onze meses de antecedência. Como benefício, você terá mais tempo para comparar preços em vários locais da conferência, investigar e negociar melhores tarifas de hotéis para os participantes e também terá mais tempo para encontrar os palestrantes certos para o evento.
Certifique -se de que cada membro do Comitê tenha tarefas específicas a serem realizadas. Cada tarefa deve ser priorizada e ter uma data de entrega estabelecida. O planejamento da conferência geralmente envolve a organização de tarefas em uma sequência lógica, de modo que os itens de ação que devem ser realizados antes que outros itens sejam abordados, seja concluído a tempo. Com EACH Membro do Comitê Responsável por um conjunto específico de itens a serem concluídos antes da próxima reunião, há menos chances de ficar sobrecarregado com as tarefas como datas para a abordagem do evento.
Sempre obtenha compromissos por escrito. Você deseja verificação por escrito do hotel para que seus participantes tenham uma taxa diária específica ao participar do evento. Obtenha também informações documentadas e detalhadas sobre o que o hotel fornecerá em termos de salas de conferências e salas de assembléia para discursos, jantares e aulas oferecidas durante a conferência. O mesmo vale para quaisquer taxas de ar ou ferroviário especiais que você proteja para os participantes. Isso não apenas lhe dará tranquilidade, mas também facilita muito a revisão do progresso que foi feito em cada uma das reuniões do Comitê de Planejamento e manter uma imagem precisa do que resta a ser feito.
Forneça expositores para o evento com instruções e diretrizes detalhadas com antecedência. Prepare um esquema simples que indica onde EACH Booth pode ser criado em uma conferência ou sala de exposições, juntamente com as informações sobre onde enviar os materiais do estande com antecedência e onde buscá -los no dia em que chegam para montar a exposição. Isso salvará todos, incluindo o Comitê de Planejamento da Conferência, muitas dores de cabeça na véspera do evento.
Uma dica final com o planejamento da conferência é esperar o inesperado. Não importa quão minuciosamente seu comitê planeje o evento, sempre haverá algum tipo de soluço. Um alto -falante ficará doente e terá que recuar, ou o hotel acidentalmente reservará uma das salas de banquetes. Aproveite a experiência coletiva do seu comitê para identificar algumas das questões mais comuns de última hora que podem surgir e decidir com antecedência como lidar com efetivamente.
Quando o planejamento da conferência é feito com eficiência, é relativamente fácil para uma organização sediar uma conferência e igualmente fácil para as partes interessadas participarem de uma conferência. Seu objetivo ié realmente duplo na natureza. Você quer que o fluxo da conferência seja o mais possível. Ao mesmo tempo, você também deseja garantir que quaisquer problemas imprevistos possam ser abordados de maneira rápida e eficaz. Ao planejar com antecedência, delegar tarefas a um comitê capaz e processando itens de ação de maneira lógica, você certamente manterá o processo de planejamento da conferência gerenciável e, finalmente, muito bem -sucedido.