Quais são as melhores dicas para retenção de registros eletrônicos?

A retenção de registros eletrônicos nada mais é do que configurar um sistema para fazer backup de dados importantes dentro de um local de trabalho, e a boa notícia é que grande parte pode ser realizada automaticamente sob a configuração adequada. Muitas empresas cometem o erro de fazer backup de seus documentos valiosos para vários servidores, no entanto, o que pode criar centenas ou até milhares de arquivos duplicados que ocupam espaço e, finalmente, diminuem o servidor. O mesmo pode ser dito para backups tradicionais, como papelada e discos compactos - não faz absolutamente nenhum sentido manter backups repetitivos quando um sistema de retenção de registros eletrônicos sólido for implementado. Um profissional com experiência em tecnologia da Internet normalmente é procurada para configurar esse sistema e, como o backup on -line normalmente faz parte do pacote de retenção de registros eletrônicos, as informações devem ser protegidas para sempre.

Antes de implementar um R EletrônicoPrograma de retenção de Ecords, é importante que os usuários considerem exatamente o que precisa ser armazenado em vários locais. Por exemplo, arquivos de negócios acessados ​​por muitos funcionários ao longo do dia devem ser salvos em cada sistema de computador individual, mas os arquivos que tratam de ex -clientes ou informações fiscais devem ser escondidos com segurança em um computador mainframe, pois esse tipo de arquivo raramente é necessário. Outra função importante de um programa de retenção de registros eletrônicos é a capacidade de eliminar arquivos desnecessários após um certo período de tempo para manter a rede geral o mais livre possível de desordem. Não apenas essas tarefas ajudam a otimizar a velocidade na qual as informações podem ser distribuídas em todo o local de trabalho, mas também define padrões para cada funcionário aderir ao lidar com os dados da empresa.

Outro aspecto crítico da retenção de registros eletrônicos é implementar um backup automático que ocorre em intervalos regulares, e essa tarefa pode ser definida para executar semanalmente, diariamente ou even por minuto quando necessário. Além de colocar arquivos em um servidor centralizado, muitas empresas também implementam backups em unidades externas, unidades remotas ou um disco compacto (CD) para garantir que os dados sempre existam em dois locais separados e independentes. Embora para muitos, esse processo parecesse desnecessário, uma sobrecarga dentro de um circuito elétrico poderia efetivamente apagar todo disco rígido dentro de uma empresa. O backup on -line cresceu especialmente popular, pois os dados são armazenados em uma região geográfica diferente - então, mesmo que um evento catastrófico como um furacão ou tornado destruísse todos os hardware, as informações da empresa ainda permaneceriam seguras.

Outro aspecto inteligente da retenção de registros eletrônicos é verificar fisicamente que os backups ocorreram, de fato,, porque algo tão simples quanto um cordão Ethernet danificado poderia impedir que as informações sejam salvas adequadamente. Muitas empresas assumem erroneamente que os backups automáticos estão imunes ao acidente,Mas esse simplesmente não é o caso. Os indivíduos devem sempre verificar se os dados são devidamente backup pelo menos mensalmente ou sempre que um novo arquivo ou programa é implementado.