Quais são as melhores dicas para gerenciamento de ativos fixos?
O gerenciamento de ativos fixos é um processo contábil que busca rastrear o status dos ativos da empresa, incluindo a localização, condição e outras características distintivas de cada ativo. A idéia por trás desse processo é garantir que os registros financeiros da empresa sejam atualizados constantemente para refletir o status real de todos os ativos fixos em termos de valor atual. Existem várias etapas envolvidas no gerenciamento responsável de ativos fixos, incluindo o uso da tecnologia para identificar ativos semelhantes de outras pessoas, rastrear movimentos desses ativos de um local para outro e calcular qualquer depreciação associada a cada ativo durante períodos fiscais sucessivos.
Um elemento-chave do gerenciamento de ativos fixos é sempre saber quantas unidades de um determinado ativo tangível a empresa possui. Por exemplo, uma empresa de manufatura acompanharia o número de empilhadeiras pertencentes e operadas como parte do curso normal da produtividade comercial. Em vez de simplesmente manter uma contagem principal dessas empilhadeiras, cada ativo receberia um número de rastreamento ou de série. O número seria usado para identificar o ativo nos registros contábeis e também rastrear a qual área ou departamento cada elevador está atualmente atribuído como parte do processo de rastreamento de ativos. Isso permite que a empresa mantenha um estoque em execução e aloque rapidamente ativos para outras áreas quando e conforme necessário, sem perder o controle do que está sendo usado na operação geral dos negócios.
O rastreamento do movimento de ativos é essencial para o sucesso de qualquer estratégia de gerenciamento de ativos fixos. Dependendo da natureza dos negócios, esse pode ser um processo muito simples que exige que os funcionários usem um log de entrada, à medida que o equipamento e outros ativos de negócios são movidos de um departamento para outro. Em outras configurações, o uso de scanners eletrônicos torna possível relatar movimentos para um recurso central de rastreamento, com o software de gerenciamento de ativos usado para receber dados dos scanners e atualizar automaticamente o local de cada ativo digitalizado. O uso da tecnologia moderna é especialmente útil quando, às vezes, são transferidos ativos tangíveis entre instalações, pois os scanners possibilitam a marcação de data e hora de cada movimento, fornecendo dados essenciais para o gerenciamento de inventário e a avaliação de impostos para cada instalação.
O gerenciamento de ativos fixos não é apenas manter o controle de quais ativos pertencem e onde estão localizados. O processo também envolve a avaliação da depreciação incorrida em cada ativo durante um período fiscal específico. Novamente, hoje em dia, o software facilita muito o gerenciamento do processo, pois a mudança de valor é identificada e registrada usando o programa. Isso permite determinar rapidamente o valor dos impostos devidos sobre o ativo por um período determinado. Como resultado, a empresa está em posição de sempre conhecer o valor atual dos ativos, além de usar dados históricos para documentar reivindicações de depreciação registradas em períodos fiscais anteriores.