Quais são as melhores dicas para retenção de registros de folha de pagamento?

Os requisitos de retenção de registros da folha de pagamento variam muito de uma jurisdição para a seguinte, para que os empresários se familiarizem com as leis em sua área. Alguns dos documentos que podem precisar ser mantidos preocupam os impostos sobre a folha de pagamento, os benefícios dos funcionários e os registros do número de horas trabalhadas. Eles também devem considerar manter cópias digitais e em papel dos registros da folha de pagamento. Se possível, os documentos em papel devem ser armazenados em um gabinete à prova de incêndio para impedir que sejam danificados.

É uma boa idéia descobrir quanto tempo os registros da folha de pagamento podem precisar ser mantidos. Isso pode variar de um país para o outro e geralmente é governado por agências de receita local. Como regra, a maioria dos registros precisa ser retida de quatro a dez anos após a ocorrência de transações.

Os proprietários de empresas também devem determinar quais registros específicos da folha de pagamento precisam ser mantidos. Alguns importantes podem incluir documentos que provam que certos impostos foram retidos dos salários dos funcionários. Um indivíduo também pode neeD para manter os registros que mostram o quanto ele foi pago e o número de horas trabalhadas. Essa prática de retenção de registros da folha de pagamento pode ajudar a provar que os funcionários foram pagos pelo menos o salário mínimo local, se houver. Também pode ajudar a estabelecer a conformidade com as leis do trabalho infantil, se aplicável.

Outras opções de retenção de registros da folha de pagamento podem incluir salários de horas extras, benefícios dos funcionários, pagamento de férias ou pagamento por doença. Se o negócio contribuir para um fundo de aposentadoria ou pagar parte dos prêmios de seguro de seus funcionários, a documentação disso também deve ser salva. Se os funcionários forem pagos com comissão, um supervisor também precisará manter os relatórios de vendas da empresa.

As cópias digitais e em papel de registros devem ser mantidas. Isso é para que exista um arquivo de backup no evento, um conjunto de registros é destruído. Os registros digitais devem ser mantidos em dispositivos de armazenamento removíveis, como um disco rígido de backup, disco ouA unidade flash, além de tê -los em um disco rígido de computador. As cópias em papel devem ser trancadas em um gabinete à prova de fogo localizado em uma área que não seja propensa a inundações, pois isso pode ajudar a garantir a segurança desses documentos.

A retenção de registros da folha de pagamento pode ser uma parte importante das operações regulares de qualquer negócio. Normalmente, fazer isso é fácil se o trabalho for mantido regularmente. Salvar documentos de maneira ordenada e, para a quantidade necessária de tempo, pode salvar um gerente uma grande dor no caso de uma auditoria ou venda do negócio.