Quais são os tipos comuns de responsabilidades de front office?
As responsabilidades de front office são comuns em empresas que possuem um departamento que interage com o público em geral de alguma forma. Muitos tipos de empresas têm um escritório de atendimento, sendo as organizações mais comuns consultórios médicos, hotéis, lojas de varejo e empresas similares. Os tipos comuns de responsabilidades do front office se resumem aos cargos dos funcionários. Essas posições incluem funcionários de mesa, agentes de atendimento ao cliente, funcionários de segurança e gerentes.
Os funcionários da recepção geralmente lidam com a papelada de um cliente para uma única transação. Por exemplo, quando um paciente entra no consultório médico, o recepcionista solicita que ele preencha a papelada referente à visita e ao seguro ou outra forma de pagamento. Os funcionários também fazem telefonemas, atendem a pequenos pedidos de suprimentos e outros itens e trabalham em horários com outros funcionários. Na maioria dos casos, essas responsabilidades de front office não são difíceis, simplesmente repetitivas. Os detalhes são importantes para não misturar informações ao inseri-las no sistema de computadores da organização.
Os agentes de atendimento ao cliente representam outro tipo de posição administrativa que não pesa nas principais responsabilidades. Na maioria dos casos, as responsabilidades do escritório de atendimento ao cliente podem ser conduzidas por telefone ou por outro meio. Os deveres aqui permitem que uma empresa use agentes de atendimento ao cliente para obter feedback dos clientes. As informações recebidas aqui permitem que uma empresa avalie sua eficiência e eficácia ao concluir as operações. A maioria dos agentes de atendimento ao cliente trabalha com o público em geral diariamente.
Todas as empresas geralmente têm algum tipo de segurança para proteger suas instalações. Os trabalhadores de segurança podem ser funcionários reais da empresa ou um grupo terceirizado de trabalhadores. Os funcionários de segurança monitoram produtos e departamentos diferentes para garantir que clientes ou funcionários não abusem dos recursos da empresa. Em muitos casos, a empresa possui um escritório de segurança e posições em que os trabalhadores devem poder observar locais físicos. As necessidades da empresa criam os níveis de segurança na organização.
Os gerentes de front office são os superintendentes de todas as várias responsabilidades de front office. Essa posição garante que trabalhadores suficientes estejam sempre disponíveis para lidar com os clientes que entram no local de negócios de uma empresa. Esses indivíduos também lidam com disputas ou reclamações com os clientes. O gerente de front office também pode se reportar à alta gerência. O objetivo desta posição é manter a ordem e o cumprimento das regras da empresa.