Quais são as diferentes responsabilidades do assistente administrativo?
Um assistente administrativo pode trabalhar diretamente sob um administrador sênior ou ela pode trabalhar como assistente de uma equipe de administradores. Esta posição existe em muitos campos e indústrias, do projeto militar ao projeto arquitetônico. As responsabilidades do assistente administrativo geralmente incluem tarefas administrativas, mas podem envolver tarefas mais especializadas em certas indústrias.
gastar muito tempo no computador geralmente faz parte do trabalho de um assistente administrativo. É provável que ela digite muito. Os documentos que ela podem digitar podem incluir relatórios ou correspondência de um administrador sênior para terceiros. Às vezes, ela pode digitar de rascunhos ou notas fornecidas a ela. Outras vezes, ela pode ser obrigada a escrever os materiais. Alguns administradores seniores exigem que seus assistentes administrativos leiam documentos e relatórios que são WRITten por outros membros da equipe. Pode ser necessário que o assistente administrativo destaque erros ou áreas em que a linguagem seja muito técnica para um público em geral. Os administradores seniores geralmente estão ocupados demais para se comunicar com todos que precisam de atenção. Seus assistentes normalmente os aliviam desses encargos, respondendo a e -mails, triagem de chamadas e lendo seu e -mail.
A programação é outra tarefa comumente atribuída a um assistente administrativo. Muitos administradores seniores confiam em seus assistentes para mantê -los organizados. O assistente é frequentemente quem agenda reuniões, consultas e entrevistas. Embora o administrador sênior seja seu superior, o assistente pode ter que sugerir fortemente que certas atividades sejam realizadas em um determinado horário ou adiadoIl uma data posterior.
Como um administrador sênior não pode estar em todos os lugares que precisa estar, as responsabilidades do assistente administrativo podem incluir atuar como substituto. É comum que os assistentes administrativos sejam obrigados a participar de reuniões e informar o administrador sênior posteriormente. O assistente também pode ter que conhecer certos clientes ou parceiros de negócios. Ela pode ter o poder de tomar algumas decisões em nome de seu superior ou pode simplesmente ser obrigado a transmitir os destaques da discussão.
Uma assistente administrativa também pode achar que precisa fazer muita pesquisa. Isso pode ser uma parte regular de suas funções ou um pedido ocasional. Os administradores seniores geralmente são responsáveis por vários relatórios, projetos e propostas que devem ser concluídos por determinados prazos. Pode ser impossível para eles reunir todas as informações de que precisam e compor os materiais necessários.
Outras responsabilidades de assistente administrativos. Quando há reuniões do conselho, um assistente administrativo pode ter que organizar o almoço. Ela pode ser solicitada a fazer ou trazer café quando for necessário. Tarefas como ir aos Correios, assinar entregas e arquivar também podem ser atribuídos a ela.