Quais são os diferentes tipos de ferramentas de mapeamento de processos de negócios?
O mapeamento de processos de negócios é um conceito que usa palavras escritas e layouts visuais para explicar funções típicas. À medida que a prática se tornou mais popular, várias ferramentas de mapeamento de processos de negócios foram desenvolvidas para torná-la mais fácil e rápida. A ferramenta mais usada é o software de mapeamento de processos, que pode oferecer muitos benefícios a uma organização, incluindo a capacidade de documentar processos existentes e garantir que eles sejam eficazes para alcançar os objetivos dos negócios.
Essas ferramentas também podem fornecer modelagem de processos, o que permite uma visão em tempo real de como as alterações propostas podem afetar os processos existentes e a função geral dos negócios. Outro benefício do software é ajudar a automatizar os processos existentes e integrá-los em várias áreas da empresa. As ferramentas de mapeamento podem ajudar as empresas a cumprir regulamentações como a ISO 9000, que podem exigir documentação dos processos do sistema de qualidade.
A primeira etapa no mapeamento de processos de negócios é geralmente documentar os processos de negócios existentes. As ferramentas de mapeamento de processos de negócios oferecem a capacidade de criar fluxogramas e outras ferramentas que ilustram visualmente os processos existentes e seus relacionamentos entre si. Depois que os processos são documentados, eles podem ser analisados e revisados para garantir que capturem adequadamente as atividades da vida real da organização. O mapeamento de processos também facilita a identificação de ineficiências e áreas de melhoria nos processos.
Em seguida, o negócio pode criar modelos dos processos que foram mapeados. A modelagem permite que as alterações propostas ao sistema sejam implementadas em situações hipotéticas, o que permite que os proprietários do processo observem os possíveis resultados de uma mudança e avaliem se ele trata efetivamente as ineficiências que eles podem ter identificado na primeira etapa. A realização de simulações de processo permite que várias alterações propostas sejam implementadas e seus efeitos observados e avaliados antes que as mudanças organizacionais reais sejam feitas.
As organizações também podem usar ferramentas de mapeamento de processos de negócios para automatizar as funções existentes, aumentando a eficiência e a uniformidade nos diferentes departamentos. O software pode ajudar os sistemas de diferentes departamentos a "conversar" e compartilhar as informações necessárias. A automação de processos freqüentemente economiza tempo e dinheiro e ajuda as grandes empresas a implementar processos uniformes de fluxo de trabalho em todas as áreas da empresa.
A uniformidade pode ser necessária para organizações que precisam cumprir vários regulamentos, como a ISO 9000. Muitas agências reguladoras exigem que as empresas documentem seus processos e garantam a conformidade da empresa. Essas ferramentas podem fornecer a documentação necessária, rastrear a conformidade individual e identificar áreas onde é necessário treinamento adicional.