Quais são os diferentes tipos de procedimentos de front office?

Quando as pessoas falam sobre o escritório da frente, elas estão se referindo a todas as funções de uma organização que inclua contato direto com os clientes. Por exemplo, o escritório da frente em um hotel descreve os trabalhadores de concierge e mesa que fazem reservas e aceitam pagamentos. O Front Office pode ser mais facilmente entendido quando comparado às tarefas de back office, que incluem contabilidade, recursos humanos e outras funções que podem contribuir para a qualidade do atendimento ao cliente, mas que os clientes raramente vêem. Alguns dos procedimentos mais comuns do Office de Front Office são comunicação, documentação e transações financeiras ou de vendas.

A comunicação é um dos procedimentos mais essenciais do Office encontrados em quase todos os cenários de front office. Quando os recepcionistas em escritórios médicos conversam com os pacientes ao telefone ou cumprimentam os pacientes quando entram em um escritório, por exemplo, eles estão executando tarefas de comunicação. No varejo, as tarefas de comunicação ocorrem quando os representantes de vendas ajudamOMERS para encontrar os itens para os quais estão comprando. Em suma, este é o processo de gravar o que acontece em um escritório de frente. Os trabalhadores da recepção de um hotel, por exemplo, são responsáveis ​​por acompanhar quem faz reservas, que fazem check -in e que fazem o check -out. Eles geralmente armazenam essas informações em bancos de dados para que possam saber quantas salas estão abertas e quando podem planejar o pessoal para a maioria dos clientes.

Os procedimentos

Front Office, que incluem vendas e transações financeiros, geralmente são documentados e transmitidos digitalmente para os departamentos de back office, como finanças e contabilidade. No varejo, muitos trabalhadores do front office usam caixas registradoras que calculam o total diário. Profissionais que trabalham em consultórios médicos podem ter que obter informações sobre o seguro. Em alguns casos, eles também podem ter que estar familiarizados com o codi médicong.

Como na maioria dos aspectos dos negócios, a gerência é um processo importante. Os gerentes normalmente supervisionam todos os procedimentos do Front Office e garantem que os trabalhadores estejam executando suas tarefas corretamente. Eles também podem treinar os trabalhadores do escritório de frente e mudar os procedimentos do Front Office para enfrentar novos desafios.

Muitos gerentes acreditam que os procedimentos de front office devem ser desenvolvidos continuamente. Em vez de depender de modelos ou estratégias porque são familiares, muitos gerentes optam por analisar cada novo desafio e adotar soluções. Por exemplo, se um gerente de hotel descobrir que um sistema de reserva é muito lento e que os trabalhadores da mesa não podem ajudar os clientes com rapidez suficiente, ele ou ela pode procurar novos sistemas que sejam econômicos. Um gerente também pode observar o comportamento dos funcionários da recepção e realizar sessões de treinamento periódicas para melhorar as comunicações com os clientes.