Quais são os diferentes tipos de trabalho de Front Office?
O escritório principal de uma empresa geralmente é um turbilhão de atividades, independentemente do tipo de organização. Um funcionário do escritório da frente é geralmente um pau para toda obra, capaz de mover-se com rapidez e eficiência de uma tarefa para a seguinte. Alguns dos tipos mais comuns de trabalho no front office incluem atuar como recepcionista, manter arquivos e registros, trabalhar como elo de ligação entre departamentos e gerenciar a papelada do escritório. As habilidades de computador e atendimento ao cliente são uma obrigação para a maioria dos tipos de trabalhos de front office.
Como o escritório da frente é geralmente a primeira coisa que os clientes veem quando entram no negócio, muitas vezes são necessárias boas habilidades de recepcionista e atendimento ao cliente no trabalho do escritório da frente. Os funcionários devem ser capazes de fornecer informações precisas aos visitantes, além de serem educados e eficientes. Esse tipo de trabalho também pode incluir o agendamento de reuniões entre empregadores e clientes e o atendimento de visitantes VIP com atenção extra. Além de lidar com os clientes pessoalmente, os funcionários da recepção geralmente servem como ponto de contato por telefone ou e-mail para os clientes e devem manter boas maneiras nas duas áreas.
O arquivamento e a manutenção de registros costumam ser partes importantes do trabalho de front office. Cada empresa pode ter um sistema de arquivo em papel distinto, bem como várias maneiras de fazer backup de dados do computador. Os funcionários de front office devem trabalhar rapidamente para aprender e utilizar todos os sistemas de arquivamento e podem ser chamados a treinar novos trabalhadores na arte e na prática de manutenção de registros. Periodicamente, os funcionários do front office podem estar envolvidos no arquivamento de arquivos ou movê-los de um espaço de armazenamento temporário no escritório para uma área permanente de armazenamento fora do local.
Um dentista e um enfermeiro que trabalham na mesma clínica podem não ter muito contato um com o outro, mas ambos provavelmente trabalham em contato próximo com o escritório da frente. Como o pessoal de front office costuma servir como o centro de uma empresa, muito trabalho de front office envolve servir como mediadores ou comunicadores entre departamentos não relacionados. Isso pode ajudar os funcionários do escritório a obter um conhecimento superficial do que cada departamento gerencia, para que consultas ou solicitações de outros departamentos cheguem à pessoa certa com eficiência. Ajudar diferentes departamentos a coordenar sem problemas é uma maneira significativa pela qual o trabalho de front office contribui para a eficiência geral de uma empresa.
Muito trabalho de front office envolve a criação, distribuição e gerenciamento de documentos de escritório. Além da papelada gerada pelos clientes, como formulários de pedidos, os funcionários da recepção também costumam transmitir a papelada entre escritórios. Muitas vezes, é necessário familiarizar-se com copiadores, fax, scanners e programas de computação gráfica nos trabalhos de front office. Como muitas empresas usam software específico do setor para criar certos tipos de formulários e registros, os novos funcionários podem passar algumas semanas treinando apenas para entender a criação e distribuição da papelada do escritório.