Quais são as diretrizes mais comuns da proposta?

As propostas são documentos comerciais normalmente empregados para uma de duas finalidades. Freqüentemente, uma proposta é preparada em resposta a uma consulta de um cliente em potencial. Outras vezes, o documento é preparado para apresentar uma ideia de negócio a alguém que esteja em posição de oferecer financiamento ou outro suporte. Nos dois casos, há um conjunto principal de diretrizes da proposta que sempre aumentam as chances de receber uma resposta positiva ao documento.

Quando um cliente em potencial envia uma solicitação de proposta formal ou RFP, grande parte do trabalho já é feita com antecedência. A RFP informará quais dados devem ser incluídos na proposta antes de serem considerados. Em muitos casos, a RFP também ditará como esses dados são apresentados e organizados. O uso do texto e dos termos na RFP facilitará muito o design de um modelo de proposta que impressione o destinatário e aumente suas chances de ganhar o negócio.

As diretrizes da proposta também determinam que você mantenha o texto da sua proposta claro e preciso. Você deseja transmitir as principais idéias da proposta da maneira mais direta possível. Isso minimizará as chances de alguém que lê o formato da proposta finalizada perder o interesse na metade e seguir para a proposta enviada pela concorrência. Evite usar gírias ou termos técnicos, a menos que as diretrizes da proposta contidas na RFP permitam especificamente verborragia desse tipo.

Juntamente com a clareza, a ortografia e pontuação adequadas são extremamente importantes para o sucesso da proposta. Com demasiada frequência, uma proposta brilhante é descartada, simplesmente porque os erros no texto dificultam a leitura. As diretrizes da proposta exigem que o documento seja minuciosamente verificado quanto a qualquer tipo de erro de ortografia ou pontuação antes que a proposta seja enviada.

Quando a RFP não especifica elementos como o uso de elementos visuais ou a inclusão de uma página de título, as diretrizes gerais da proposta exigem que esses tipos de extras sejam adicionados ao documento final. Clip-art, logotipos, tabelas e outras imagens ajudam a interromper a aparência gritante do texto, proporcionando um refresco aos olhos à medida que o documento é lido. No entanto, faça uso criterioso dos elementos visuais. A inserção sem motivo aparente prejudicará a eficácia da sua proposta, pois outros se perguntarão o que você está tentando esconder atrás de todo aquele excesso de vitrine.

Seguir as diretrizes básicas da proposta aumentará bastante o potencial do seu documento final para atingir o objetivo pretendido. Se você não receber uma Solicitação de Proposta formal e não tiver idéia de por onde começar, use exemplos de propostas para obter algumas idéias gerais de como proceder. Com um pouco de prática, em breve você poderá preparar uma proposta que seja precisa, legível, bem organizada e com grande probabilidade de ajudá-lo a conquistar os negócios ou o apoio que procura.