Quais são as etapas para a reconciliação de pagamento?
Um negócio que lida com vendas ao público em geral, especialmente aquelas que estão apenas online, pode se beneficiar da reconciliação de pagamentos. As etapas para a reconciliação de pagamento podem variar dependendo do tipo de negócio e dos tipos de pagamentos ou saldos devidos. Uma empresa que busca pagamentos dos consumidores pode empregar táticas que são ligeiramente diferentes dos pagamentos de negócios para negócios. Essas etapas podem incluir dados de fatura correspondentes à renda para encontrar discrepâncias, entrar em contato com aqueles que devem pagar ou até reconciliar erros com instituições financeiras.
Muitas empresas reconciliam manualmente todos os pagamentos provenientes de clientes ou outras fontes. Às vezes, isso pode resultar em pagamentos ou dados que faltam, mas ainda é preferido por aqueles que não desejam investir em software de reconciliação. As etapas de reconciliação eletrônica de pagamento são projetadas para que o sistema possa reunir e comparar automaticamente todos os relatórios relevantes e enviar os resultados para a unidade de gerenciamento adequada.
Depois que os dados são coletados, as próximas etapas de reconciliação de pagamento envolvem o software ou o pessoal da classificação de computador e atribuindo todos os dados. Isso pode ser feito pela linha de produtos ou negócios ou por quaisquer outros critérios determinados pelos proprietários da empresa, para que dados relevantes sejam mantidos juntos. Em seguida, cada peça ou coleta de dados podem ser atribuídas ao funcionário relevante que lida com esses dados. As próximas etapas geralmente incluem transferência, seja com o software ou manualmente, todos esses dados em uma planilha ou outro sistema desse tipo, para que seja fácil revisar todos os depósitos e carregar as costas.
O processamento do cartão de crédito também pode ser um passo no processo de reconciliação de pagamento de algumas empresas. Isso inclui transações e nomes, números de telefone e endereços dos clientes. É importante para a maioria das empresas ter um software ou hospedagem de terceiros que pode lidar com isso para processar adequadamente o PayMeNTS e capture informações do cartão de crédito. O sistema pode então decidir para a empresa se deve estar escrevendo os pagamentos não recebidos ou re-apresentando-os.
As últimas etapas precisarão de alguma interação humana puramente para avaliar as informações que o programa de reconciliação de pagamento produziu. Na maioria das vezes, a equipe geralmente não é obrigada a pesquisar nada e só deve agir com as informações que foram fornecidas. Essas ações podem incluir entrar em contato com os beneficiários ou arquivar dados para revisões trimestrais. Se os pagamentos não puderem ser reconciliados, eles são considerados excelentes e, na maioria das empresas, eles se tornam alta prioridade e podem afetar seriamente as relações de negócios e clientes. É importante que as empresas reconcilam todos os pagamentos possíveis, mas a maioria tem uma margem para dívidas não pagas incorporadas em seus orçamentos.