O que uma equipe de back office faz?

Os funcionários da recepção tendem a chamar a atenção, porque são os clientes que vêem quando pagam por itens em um registro ou solicitam assistência em um local de negócios; os membros da equipe de back office não são tão visíveis, mas são igualmente importantes. Algumas das tarefas gerais que os funcionários da administração realizam são de natureza clerical, incluindo atender chamadas telefônicas, mas geralmente são de outros membros da equipe. Os três principais departamentos que geralmente compõem um back office são o departamento de tecnologia, que trabalha na criação de novos programas de computador e na manutenção dos programas já em uso; o departamento de contabilidade, que lida com as finanças de uma empresa; e recursos humanos.

Enquanto a maioria dos funcionários de back office são profissionais altamente treinados, muitos trabalhadores nesta área executam tarefas administrativas gerais. Eles podem copiar documentos, enviar por fax e enviar e-mail a outros membros da equipe ou gerentes e organizar arquivos. Alguns também atendem telefones, mas essas chamadas raramente são de consumidores; mais tipicamente, são de outros membros da equipe ou da gerência. Se um funcionário administrativo precisar atender chamadas, ele também poderá ser responsável por transferir as chamadas de um membro da equipe para outro.

As empresas geralmente precisam de tecnologia, como programas que controlam caixas registradoras, programas de banco de dados e sistemas para solicitar produtos de fabricantes ou armazéns. A seção tecnológica da equipe de back office é responsável por duas tarefas comuns. Esses membros da equipe geralmente precisam trabalhar para modificar e melhorar os sistemas atuais, para que os negócios possam funcionar mais rapidamente. Outra tarefa comum é manter a tecnologia atual, fornecendo suporte à equipe de front ou middle office, se a tecnologia não estiver funcionando corretamente.

Se um funcionário da equipe administrativa pertence ao departamento de contabilidade, ele ou ela é responsável por gerenciar as finanças. Muitos desses trabalhadores desempenham funções na folha de pagamento, como garantir que todos recebam salários justos e verificar as horas trabalhadas. Esses membros da equipe também criarão relatórios financeiros para mostrar a outros membros se a empresa está subindo ou descendo e garantem que todos os fornecedores sejam pagos.

Os membros da equipe administrativa que pertencem ao departamento de recursos humanos ajudarão os funcionários se houver alguma reclamação ou problema no trabalho. Esses trabalhadores também são responsáveis ​​pela contratação e, às vezes, pelo treinamento de novos funcionários. Se os funcionários estiverem envolvidos em comportamento antiético, cabe a eles emitir avisos e eles serão responsáveis ​​por demitir funcionários que não prestam atenção aos avisos.