O que acontece em um front office médico?

Algumas das tarefas mais comuns que ocorrem em um consultório médico são semelhantes às que ocorrem em outros tipos de consultórios. Tais funções incluem abrir e fechar o escritório todos os dias, atender telefones e organizar e manter um sistema de arquivamento. Como o escritório e a sala de espera de uma empresa geralmente estão lado a lado, é fácil para a equipe administrativa médica lidar com todos os tipos de tarefas do escritório, como check-in do paciente, cobrança de contas e agendamento de consultas. Freqüentemente, a recepção médica cuida de outros visitantes, como equipe de entrega e representantes farmacêuticos. Às vezes, as recepcionistas de um consultório médico também ajudam os pacientes a navegar da sala de espera para a sala de exames quando chegar a hora da consulta.

A equipe administrativa médica, ou recepcionistas, abrirá e fechará a recepção todos os dias. Geralmente, essas funções incluem a abertura do escritório no início do dia e o início de todos os sistemas necessários para o bom funcionamento do escritório. Isso pode incluir ligar os telefones, ligar os computadores e inicializar os sistemas de computador do escritório. Os recepcionistas também podem ser solicitados a selecionar pelo correio, obter assinaturas da equipe apropriada, gerenciar a caixa registradora e até fazer depósitos bancários. Normalmente, os recepcionistas são responsáveis ​​por trancar o escritório no final do dia.

Durante todo o dia, as recepcionistas do consultório médico ajudam os pacientes a fazer check-in, bem como receber seus pagamentos e agendar compromissos futuros antes de sair. Eles também recebem telefonemas, agendam e agendam consultas, conforme necessário, e verificam as informações de seguro de saúde de cada paciente. Às vezes, uma recepcionista pode precisar trabalhar com a companhia de seguros de saúde de um paciente para determinar quais serviços são e não são cobertos.

A maioria dos consultórios médicos abriga um certo grau de arquivos em papel e eletrônicos e, geralmente, a equipe do escritório é responsável por organizar esses arquivos e recuperá-los quando necessário. Essa documentação pode incluir desde formulários de pacientes até recibos de compra. Geralmente, o pessoal médico da frente de escritório é responsável por configurar novos arquivos de pacientes, além de atualizar os arquivos atuais e até mesmo fechar os arquivos de pacientes anteriores. Às vezes, os recepcionistas precisam enviar fax, correio ou enviar arquivos de pacientes para outro consultório médico. Muitos consultórios médicos lidam com operações de cobrança, mas se o escritório for muito pequeno ou não possuir o equipamento necessário, a instalação poderá ter outro escritório separado para questões de cobrança.

Embora a maior parte do que acontece em um consultório médico esteja diretamente relacionada aos pacientes, boa parte é dedicada a outros visitantes. Geralmente, as recepcionistas do escritório da frente são encarregadas de lidar com as entregas, sejam elas de escritório ou de suprimentos médicos. A equipe administrativa médica também lida com representantes farmacêuticos, embora essas pessoas eventualmente conversem com médicos e outras equipes médicas antes que os negócios sejam concluídos.

Dependendo do sistema do consultório médico, o pessoal que trabalha no consultório médico pode ajudar os pacientes a se mudarem da sala de espera para a sala de exames. Às vezes, os enfermeiros são responsáveis ​​por ligar para os pacientes da sala de espera. Se um consultório estiver particularmente ocupado, ou se não houver enfermeiros suficientes, a recepcionista poderá alertar o paciente de que sua consulta está pronta para começar e direcioná-lo para onde ir.