O que é um back office?

O back office é um termo coletivo que se refere à parte de uma operação comercial focada em lidar com as tarefas necessárias para manter a empresa funcionando. Essa designação decorre da tradição de abrigar essas funções na parte traseira de um estabelecimento comercial, longe do público em geral. Um arranjo desse tipo já foi muito comum em todos os tipos de negócios e ainda é válido para o layout de muitos tipos diferentes de operações comerciais, como lojas de varejo e outros sites em que os clientes provavelmente visitarão as instalações.

O arranjo tradicional de um local de negócios exigia três áreas distintas na arquitetura de operações gerais. Primeiro, o escritório da frente fornecia uma área onde os clientes podiam interagir com a equipe de vendas e outros. O escritório intermediário era frequentemente o local de funções administrativas e administrativas, bem como a área em que os executivos da empresa têm espaço para escritórios. Um back office abrigava funções que ajudam a manter as outras duas seções em perfeito estado de funcionamento, tornando-o essencialmente o coração do processo de negócios.

Hoje, é provável que um back office inclua espaço para o desempenho de três departamentos principais na estrutura geral da empresa. O departamento de contabilidade faz parte desse grupo e é responsável por registrar com precisão as transações financeiras que ocorrem como operação contínua dos negócios. Entre as muitas funções desempenhadas por esse departamento, o pessoal que trabalha nesta área trata de questões como garantir que as folhas de pagamento sejam preparadas em tempo hábil, que os pagamentos aos fornecedores sejam feitos regularmente e que os pagamentos recebidos dos clientes sejam lançados com precisão em cada conta do cliente.

O departamento de recursos humanos da empresa também faz parte da estrutura de back office. Essa área é responsável por trabalhar com os gerentes para garantir aos funcionários cargos abertos, desenvolver e supervisionar o relacionamento entre a empresa e cada funcionário, criar procedimentos de contratação, disciplinares e de rescisão, além de intervir quando houver um problema entre dois funcionários da empresa. . Os esforços do departamento de recursos humanos têm um impacto direto no escritório central e na frente e no pessoal que trabalha nessas áreas.

Uma adição mais recente ao back office é o departamento de tecnologia da informação. Essa área é frequentemente responsável por qualquer tipo de rede eletrônica que opera dentro da empresa, além de gerenciar as funções de telecomunicações para os negócios. Um departamento de TI também costuma estar envolvido na seleção e instalação de vários tipos de equipamentos de comunicação, incluindo computadores, sistemas telefônicos e outros equipamentos relacionados ao processo de comunicação.

A designação de um back office não significa que as funções gerenciadas nessa área sejam de pouca importância para o bem-estar da empresa. De fato, as funções de back office possibilitam que os demais componentes da empresa funcionem corretamente. Por esse motivo, muitas empresas consideram o backoffice a base operacional da empresa e fazem de tudo para garantir que esteja funcionando com a máxima eficiência.