O que é um modelo de lance?
Um modelo de lance é um formato de documento básico usado pelas organizações que oferecem lances para receber financiamento para um projeto ou para ganhar um projeto comercial. Em alguns casos, existe um modelo de lance padrão emitido pela organização que está considerando os lances rivais. Em outros casos, os licitantes podem ter seus próprios modelos usados para licitar em vários cenários.
A forma mais simples de modelo de lance é aquela incluída no software de documentos comerciais do escritório ou produzida de forma independente. Geralmente, esses são simplesmente esboços de documentos que incluem a maioria dos problemas cobertos por uma oferta formal. Em alguns casos, o modelo pode ser configurado para funcionar com um banco de dados da empresa, para que o computador possa recuperar e inserir automaticamente as informações relevantes. Embora o uso dessa forma de modelo possa ser uma opção simples e fácil, principalmente para as organizações com poucos recursos, nem sempre ela passa todas as informações que a organização que oferece as ofertas deseja fornecer ou que a organização que considera os lances deseja receber.
Outra opção é que uma organização que realiza vários lances com várias organizações tenha seu próprio modelo de lance. Este será um esboço de documento padrão acessível a todos e utilizado por toda a equipe. A principal vantagem disso é que torna mais fácil para os gerentes e departamentos financeiro revisar os lances antes de aprová-los para envio. Também garante que a equipe menos experiente inclua todos os detalhes que a empresa acredita serem importantes para mencionar nos lances.
Em alguns casos, a organização que considerará os lances emitirá seu próprio modelo de lance padrão. Isso garantirá que ele receba os lances em um formato consistente e solicite aos licitantes as informações específicas de que a organização precisa para avaliar cada lance. Esse sistema pode ser problemático se o modelo só funcionar corretamente quando usado em um software específico de edição de documentos, particularmente no caso de uma organização pública necessária para tornar seu processo de licitação acessível a todos os licitantes. Esses modelos também precisam permitir flexibilidade para lidar com os concorrentes que precisam fornecer informações não cobertas pelo formato.
Apesar desses problemas, uma organização que faz uma oferta sempre deve quase sempre usar o modelo de oferta fornecido. Não fazer isso pode significar a rejeição automática de um lance, principalmente nos casos em que há um grande número de concorrentes. Estudar e concluir de perto o modelo de proposta também pode fornecer algumas dicas sobre o que a organização que está avaliando as propostas está procurando, dando assim ao proponente uma melhor chance de adaptar sua proposta.