O que é um programa de conformidade?
Um programa de conformidade é um programa com um conjunto de regras criadas por uma empresa para descrever maneiras de operar legalmente sob os padrões e regulamentos do governo. A maioria dos países e regiões carece de uma única agência que crie esses padrões para todas as empresas, optando por ter uma ou várias agências que governam o nicho específico de uma empresa. Para facilitar a permanência da empresa dentro dos limites legais, geralmente é usada uma equipe de conformidade para ler novos padrões e fazer ou atualizar o programa de conformidade. O não cumprimento ou adesão a este programa pode levar a multas, se não um encerramento completo dos negócios pelo governo.
Quase toda empresa, independentemente do que produz ou faz, possui normas e leis que devem ser respeitadas se a empresa quiser operar legalmente. Por exemplo, as indústrias de impressão devem limitar a quantidade de produtos químicos orgânicos voláteis (VOCs) que usam, as indústrias de alimentos devem aderir às diretrizes de saneamento e os fabricantes devem aderir aos padrões de direitos humanos. Para ajudar a cumprir essas regras, um programa de conformidade descreve o que funcionários e gerentes devem fazer para evitar que a empresa corra o risco de ficar fora de conformidade. Embora o governo faça as regras e os regulamentos, normalmente cabe à empresa fazer sua própria política de conformidade.
A maioria dos países e regiões possui muitas agências diferentes que criam padrões. A maioria das empresas só precisa prestar atenção a uma ou duas agências, especificamente aquelas que controlam o nicho da empresa. Por exemplo, uma empresa americana que processa alimentos deve prestar atenção aos regulamentos da Food and Drug Administration (FDA). Também pode haver agências comerciais gerais que presidem todas ou muitas empresas.
Os empresários são livres para procurar regras e regulamentos do governo, mas normalmente esse é um trabalho de período integral; portanto, os proprietários costumam contratar uma equipe de conformidade. Essa equipe geralmente é composta por pessoas que entendem a linguagem jurídica e sabem quais agências procurar novas regulamentações. Se uma nova regulamentação for feita, ou se uma regulamentação existente for alterada, essa equipe modificará o programa de conformidade para que a empresa ainda esteja seguindo as regras.
Se uma empresa não criar ou aderir a um programa de conformidade, isso poderá causar problemas graves. O melhor cenário é geralmente multas leves e talvez um aviso. Deixar de cumprir regulamentos mais rigorosos pode levar a empresa a ser desligada à força pelo governo, permanentemente ou até que a empresa possa cumprir os regulamentos.