O que é um pool de custos?
Também conhecidos como centros de custo, os pools de custos são grupos de custos associados, todos relacionados a um produto ou serviço específico de alguma maneira. Muitas empresas, bem como instituições de ensino superior, utilizam o pool de custos para rastrear as despesas relacionadas a um projeto ou departamento específico. A idéia por trás do pool é associar custos diretos e indiretos a um direcionador de custos específico, facilitando muito a determinação do montante total de despesas envolvidas na operação do departamento ou na conclusão de um determinado projeto.
Embora a estrutura exata de um pool de custos varie, a maioria das organizações prefere criar sequências numéricas que podem ser atribuídas a um projeto específico. Frequentemente, o pool de custos individual terá até dez dígitos na sequência, com certos grupos desses dígitos usados para se relacionar com o projeto. Por exemplo, os quatro primeiros dígitos do pool de custos podem identificar um departamento específico que está trabalhando no projeto, enquanto os próximos dois identificam o próprio projeto. Os quatro dígitos finais estariam relacionados a um subgrupo específico de despesas associadas ao projeto, como custos de comunicação.
A criação de um pool de custos torna possível associar rapidamente uma despesa ao departamento e ao projeto certos. Por esse motivo, não é incomum que um cliente comercial forneça a um fornecedor um número de centro de custo ou pool específico para referência na fatura dos bens ou serviços fornecidos. A sequência de caracteres que compõem o pool fornece ao departamento de contabilidade as informações necessárias para cobrar os custos de volta ao item de linha correto nos registros contábeis.
Um pool de custos pode ser usado para rastrear qualquer conjunto de despesas desejado. Por exemplo, um diretor nacional de vendas pode atribuir centros de custo ou pools a cada uma das regiões de vendas sob sua jurisdição, possibilitando decompor as despesas da divisão com base na área geográfica. Os pools de custos também podem ser usados para identificar grupos específicos de despesas relacionadas a um único projeto, possibilitando identificar rapidamente quanto foi gasto em suprimentos de escritório, o que foi gasto em necessidades de telecomunicações como teleconferências e quanto do orçamento do projeto foi gasto. gastos na realização de pesquisas com consumidores.
Quando usado com a melhor vantagem, um pool de custos simplifica bastante a tarefa de contabilidade. A sequência de caracteres facilita a associação de várias despesas a um determinado projeto, sem a necessidade de gastar muito tempo pesquisando como aplicar a cobrança. Desde que o departamento de contabilidade saiba qual centro foi atribuído a qual departamento ou projeto, é possível aplicar os encargos com rapidez e eficiência.