O que é um Front Office?
Um front office é uma designação que descreve uma área de um negócio em que clientes e funcionários da empresa interagem. Os escritórios da frente geralmente são chamados assim porque estão na frente ou na entrada de uma empresa, oferecendo aos clientes acesso fácil aos funcionários do escritório. Esta seção vital do negócio pode servir a muitos propósitos, dependendo da empresa, e geralmente é o melhor lugar para obter informações relacionadas ao cliente.
Os escritórios da frente podem ter um balcão de entrada com uma secretária ou funcionário administrativo. Essa mesa principal pode oferecer assistência a clientes ou clientes entrantes e pode direcionar consultas para corrigir o pessoal. Como alternativa, todo o pessoal do departamento pode ser treinado em assistência ao cliente; como os funcionários da recepção podem ter muitas funções, treinar todos eles no atendimento ao cliente significa que alguém quase sempre estará disponível para ajudar um cliente.
Além de ser um ponto de contato para os clientes, essa área também pode servir como o principal hub de comunicação para toda a empresa. Os funcionários de escritório costumam desempenhar funções de secretariado e podem ficar encarregados de receber mensagens, processar pedidos e retransmitir informações para diferentes departamentos. Muitos escritórios da frente trabalham em conjunto com os departamentos de vendas e marketing para criar e distribuir informações aos clientes.
Dependendo do tamanho e da função da empresa, o escritório da frente pode servir como um valete para todos os negócios. Os trabalhadores nesta área podem lidar com a classificação e distribuição diárias de correio, fornecer serviços de cópia e fax para outros departamentos, trabalhar diretamente com os clientes e executar tarefas de entrada de dados. Um trabalhador típico nesta posição terá uma mistura de habilidades de atendimento ao cliente e habilidades de escritório. Habilidades organizacionais, conhecimentos de informática e digitação são frequentemente vitais para sobreviver à atmosfera agitada dessa área.
O escritório da frente também pode servir como casa para máquinas de escritório. Os dispositivos comuns encontrados no escritório da frente incluem copiadoras, aparelhos de fax, telefones com várias linhas, máquinas de postagem e balança para correio e computadores do escritório. Muitos especialistas em front office sugerem que é aconselhável pedir assistência aos funcionários de front office antes de tentar usar qualquer uma dessas máquinas; uma máquina quebrada ou atolada pode causar horas de dor de cabeça e produção lenta para toda a empresa.
O responsável por esta área energética pode ter uma variedade de títulos diferentes, como secretário-chefe, gerente, supervisor ou administrador. Essa pessoa é geralmente responsável por treinar e gerenciar assistentes e servir como chefe de departamento. Os gerentes de front office geralmente têm excelentes habilidades gerenciais, bem como um entendimento claro da empresa e de sua função.