O que é um registro funcional?
Um registro funcional, também chamado de registro operacional, é um documento escrito que descreve as atividades e os eventos circundantes de uma empresa. Ele registra informações específicas em um formato específico, mas não é um registro administrativo. Esse tipo de documento é criado com mais frequência no momento ou próximo ao tempo em que a atividade ocorre e é normalmente considerada a versão mais confiável dos eventos, porque é criada de perto a tempo das informações que apresenta.
As empresas mantêm registros para que possam operar com mais eficiência, relatar suas atividades a investidores e agências governamentais e avaliar o desempenho em relação a um cenário histórico. Muitos dos formulários que uma empresa cria para ajudá -lo a manter os registros são administrativos, como folhas de contato com funcionários. Esses formulários documentam operações padrão do escritório e coisas que os gerentes esperam acontecer regularmente.
Freqüentemente, as empresas devem capturar informações que não são administrativas ou padrão. Esta informação geralmente é única no tempo, tudoA maneira como a informação é registrada pode ser uniforme. Para documentar essas informações, a empresa usa um registro funcional ou um registro por escrito do que aconteceu, que permite à empresa arquivar uma conta simultânea e recuperar as informações no futuro, se necessário.
Existem muitos tipos diferentes de registros funcionais. Talvez a maneira mais fácil de entender o uso desse tipo de ferramenta seja examinar alguns exemplos comuns. Um relatório de incidente é um tipo de registro funcional. As empresas geralmente exigem que a equipe preencha um relatório de incidente que detalha exatamente o que aconteceu se um funcionário ou um cliente se machucar nas instalações ou enquanto se envolve nos negócios da empresa. Esse registro funcional é preenchido apenas quando necessário, mas é crítico porque documenta os eventos nas palavras das pessoas envolvidas, fechando a tempo de quando o evento aconteceu.
Outro tipo de registro funcional é um CuFormulário de feedback do tocador. Nem todo cliente preencherá um formulário de feedback, e um cliente geralmente o fará quando tiver algo específico a dizer sobre o serviço do dia atual. O formulário de feedback é um registro funcional porque documenta um evento único que aconteceu em um momento específico nas palavras da pessoa envolvida.
Um bilhete de viagem é um registro funcional que é preenchido com mais frequência. Muitas vezes, uma empresa fará com que seus motoristas preencham um relatório com os detalhes de uma viagem toda vez que um motorista retire um veículo da empresa. Dessa forma, se um gerente tiver que responder a perguntas sobre a operação do veículo que ocorreu no passado, ele tem uma conta contemporânea da atividade preparada pelo motorista para revisar.
Registros funcionais podem fornecer proteção a uma empresa contra a responsabilidade. Clientes e funcionários geralmente têm anos para entrar com uma ação contra uma empresa por várias infrações civis. Sem um registro contemporâneo de eventos, seria difícil para um compqualquer para provar o que exatamente aconteceu no passado.