O que é um Mailstream?
O fluxo de correio é a soma total de documentos, pacotes e correspondência eletrônica que se move através de uma empresa ou residência. O termo é usado com mais frequência no mundo corporativo, geralmente no contexto de aprender a gerenciar o grande fluxo de mensagens fornecido com uma grande empresa. Várias empresas são especializadas em serviços de correio, oferecendo maneiras de melhorar a eficiência em todas as etapas do processo de correspondência. Para empresas especializadas em marketing, a criação de um sistema de correspondência simplificado é de vital importância.
Além do próprio correio, o fluxo de correio abrange as etapas ao longo do caminho. A criação de documentos, manipulação de mensagens, arquivamento, processamento e todas as outras tarefas relacionadas ao fluxo de mensagens estão incluídas nele. Desde o momento em que um documento é criado até o momento em que sai da empresa, ele é incluído no fluxo de correio. Do outro lado da equação, no instante em que um pedaço de correspondência entra na empresa, ele também se torna parte do fluxo de correio, até ser tratado adequadamente.
Contas, pacotes, correspondência pessoal, materiais de marketing e documentos digitais fazem parte do fluxo de correio. Enquanto os indivíduos geralmente conseguem gerenciar suas correspondências sozinhos, uma empresa geralmente precisa implementar um sistema. A maioria das empresas envia diariamente grandes volumes de material, encaminhando todo o correio da empresa através de uma sala de correio central. Algumas das medidas tomadas para suavizar um fluxo de correio incluem o uso de envelopes padronizados, a classificação do correio antes de ser enviado, para que a empresa possa receber preços de envio em massa, e o uso de programas de computador para gerenciar o correio. O correio recebido é processado e entregue pelos funcionários da sala de correio.
No campo da comunicação eletrônica, muitas empresas usam serviços de filtragem e classificação de alta potência para organizar o correio antes que ele chegue ao destino final. Normalmente, esses programas filtram vírus e material indesejado antes de garantir que a comunicação digital chegue à pessoa correta. Muitas empresas também aproveitam o fluxo de correio digital para enviar e-mails promocionais aos clientes, uma vez que o marketing direto usando mídia digital é muito mais barato que o correio direto físico.
Mantendo bons registros de um fluxo de correio, uma empresa pode oferecer melhores serviços a clientes e clientes. A maioria das empresas também luta para sincronizar as comunicações digitais e físicas. A correspondência digital tem um tempo de atraso muito menor que o físico. Para os clientes, pode ser irritante ou perturbador se os registros de uma empresa não forem mantidos atualizados. Em uma empresa com um fluxo de correio sincronizado e organizado, um representante da empresa pode procurar um cliente e rastrear toda a correspondência da empresa com ele, facilitando muito a interação com o cliente.